Resolución 7/2016
Gestión Documental
Electrónica.
Bs. As., 02/06/2016
VISTO el Expediente Nº Nº
EX-2016-00009438- -APN-SECMA#MM del Registro del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN,
la Ley N° 25.506, los Decretos 434 del 1º de marzo de 2016 y 561 del 6 de abril
de 2016, la Resolución N° 65 del 21 de abril de 2016 del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN,
las Resoluciones Nros. 3 del 21 de abril de 2016 y 4 del 9 de mayo de 2016 de
la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN,
y
CONSIDERANDO:
Que la Ley N° 25.506 de
Firma Digital, reconoce la eficacia jurídica del documento electrónico, la
firma electrónica y la firma digital, y en su artículo 48 establece que el
Estado Nacional, dentro de las jurisdicciones y entidades comprendidas en el
artículo 8° de la Ley N° 24.156, promoverá el uso masivo de la firma digital de
tal forma que posibilite el trámite de los expedientes por vías simultáneas,
búsquedas automáticas de la información y seguimiento y control por parte del
interesado, propendiendo a la progresiva despapelización.
Que el Decreto Nº 434/16,
que aprueba el PLAN DE MODERNIZACIÓN DEL ESTADO, contempla como uno de sus
cinco ejes al PLAN DE TECNOLOGÍA Y GOBIERNO DIGITAL, proponiendo implementar
una plataforma horizontal informática de generación de documentos y expedientes
electrónicos, registros y otros contenedores que sea utilizada por toda la
administración a los fines de facilitar la gestión documental, el acceso y la
perdurabilidad de la información, la reducción de los plazos en las
tramitaciones y el seguimiento público de cada expediente.
Que el Decreto Nº 561/16
aprueba la implementación del sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE)
como sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración
de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional,
actuando como plataforma para la gestión de expedientes electrónicos.
Que el Artículo 6 del
Decreto Nº 561/16, faculta a la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del
MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN a dictar las normas complementarias, aclaratorias y
operativas necesarias para la implementación del sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL
ELECTRÓNICA (GDE) y el funcionamiento de los sistemas informáticos de gestión
documental.
Que la Resolución N° 65/16
del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN estableció el cronograma de implementación de
los módulos de Comunicaciones OFICIALES (ccoo), GENERADOR ELECTRÓNICO DE
DOCUMENTOS OFICIALES (GEDO) y de Expediente Electrónico (EE), todos parte del
sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE).
Que la Resolución N° 4/16
de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA dispone en su artículo 2 que
los organismos comprendidos en el artículo 2 de la Resolución N° 65/16 del
MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN deberán tramitar a través del módulo GENERADOR
ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS OFICIALES (GEDO) del Sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL
ELECTRÓNICA los proyectos de Decreto y de Decisión Administrativa a partir del
15 de junio de 2016.
Que, asimismo, la
mencionada Resolución N° 4/16 de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA
establece en su artículo 3 que los organismos comprendidos en el artículo 2 de
la Resolución N° 65/16 del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN deberán tramitar a
través del módulo GENERADOR ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS OFICIALES (GEDO) del
Sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA los proyectos de Resolución y de
Disposición a partir del 15 de julio de 2016.
Que la DIRECCIÓN GENERAL
DE ASUNTOS JURÍDICOS de la SUBSECRETARÍA DE COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA del
MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN ha tomado la intervención que le compete.
Que la presente medida se
dicta en virtud de las facultades conferidas por el Decreto Nº 561/16.
Por ello,
EL SECRETARIO
DE MODERNIZACIÓN
ADMINISTRATIVA
DEL MINISTERIO DE
MODERNIZACIÓN
RESUELVE:
Artículo 1° — Todos los
documentos que formen parte de un expediente electrónico tendrán que ser
previamente generados en forma electrónica a través de los módulos de
Comunicaciones Oficiales (CCOO), Generador ELECTRÓNICO de Documentos Oficiales
(GEDO), EXPEDIENTE ELECTRÓNICO (EE), o bien, si existieran en papel u otro
formato, deberán ser digitalizados a través de GEDO.
El módulo EE solicita a
GEDO la generación de los siguientes documentos en forma automática:
a) Carátula: Todo
expediente electrónico debe caratularse conforme al Nomenclador de Tratas.
b) Trata: Término
utilizado para demandar la definición sucinta del trámite que origina la
apertura de un expediente. Es uno de los elementos informativos que integra la
carátula.
c) Providencia:
intervención administrativa de remisión y/o elevación de un expediente o
documento. Se utiliza para intervenciones que no requieren fundamentación o
cuestiones de mero trámite. La providencia no puede originarse por sí sola,
sino que debe responder a un trámite previo. Se debe aclarar cuál es el
documento que da origen al escrito. Se genera cada vez que se realiza un pase.
Art. 2° — Los funcionarios
y agentes de los Organismos comprendidos en los artículos 1°, 2° y 3° de la
Resolución N° 65/16 del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN deberán solicitar su
usuario y clave al administrador local del sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL
ELECTRÓNICA (GDE) de su organismo.
Art. 3° — Los usuarios del
sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) que utilicen el módulo
Expediente Electrónico (EE) deben registrar previamente sus “Datos Personales”
en el módulo de Comunicaciones Oficiales (CCOO).
Art. 4° — El acceso al
sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) se realiza a través de un
navegador, por medio de la siguiente dirección: http://eu.gde.gob.ar.
Art. 5° — Los documentos
electrónicos oficiales generados en el sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL
ELECTRÓNICA (GDE) serán archivados en el REPOSITORIO DE DOCUMENTOS OFICIALES
(RUDO), en un formato que garantice su perdurabilidad, autoría, integridad,
inalterabilidad y accesibilidad.
Art. 6° — El sistema de
GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) será el único sistema integrado de
caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas
las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional, de acuerdo a lo
establecido en el artículo 1° del Decreto N° 561/16.
Art. 7° — Los responsables
de las unidades de DESPACHO Y MESA DE ENTRADAS de los organismos comprendidos
en el artículo 3° de la Resolución N° 65/16 del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN
procederán a la caratulación de expedientes en el módulo de EXPEDIENTE
ELECTRÓNICO (EE) exclusivamente, con prescindencia de cualquier otro programa
de gestión documental en uso.
Art. 8° — Establécese que
los responsables de las Unidades de Mesa de Entradas y Despacho de los
Organismos comprendidos en el artículo 2° de la Resolución N° 65/16 del
MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN deberán cerrar los registros de los actos
administrativos instrumentados en soporte papel, de acuerdo al cronograma
establecido en los artículos 2° (para Decretos y Decisiones Administrativas) y
3° (para Resoluciones y Disposiciones) de la Resolución N° 4/16 de la
SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA, y deberán informar, mediante el
módulo de COMUNICACIONES OFICIALES (CCOO), a la DIRECCIÓN NACIONAL DE GESTIÓN
DOCUMENTAL ELECTRÓNICA, dependiente de la SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVA de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA, el último
número asignado a dichos actos administrativos obrante en sus respectivos registros,
a los fines de proceder a la continuación de la numeración correspondiente en
el sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE).
Art. 9° — Los usuarios del
sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) podrán solicitar asistencia
técnica a la Mesa de Ayuda disponible en http://intranet.gde.gob.ar
Art. 10. — Los usuarios
del sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) podrán inscribirse en los
cursos de capacitación GDE a través de los coordinadores técnicos de
capacitación de su organismo o bien por correo electrónico a la siguiente
dirección: capacitación-gde@modernizacion.gob.ar
Art. 11. — Comuníquese la
presente medida a la SINDICATURA GENERAL DE LA NACIÓN - SIGEN.
Art. 12. — Comuníquese,
publíquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial y archívese. —
Eduardo N. Martelli.