Disposición 818-1999-AFIP
Plazos
precaucionales de conservación de la documentación de la AFIP. Modificación de la Disp. 455-1998
(AFIP).
Buenos Aires, 16 de
Diciembre de 1999.
VISTO
la Disposición
Nº 455 (AFIP) del 21 de julio de 1998 y sus
modificatorias, y
CONSIDERANDO:
Que
los plazos precaucionales de conservación de la documentación de esta
Administración Federal contenidos en el Anexo I de la Disposición
Nº 455/98 (AFIP) han sido modificados por la Disposición
Nº 620 (AFIP) de fecha 21 de septiembre de 1999.
Que
razones de orden funcional advierten sobre la necesidad de adecuar los
procedimientos de remisión, recuperación y desafectación referidos al archivo
de la documentación de las áreas centrales y de las Regiones de este Organismo,
debido a las características particulares y la permanente evolución dinámica de
la operatividad de los distintos ámbitos de esta Administración.
Que
la presente cuenta con la conformidad de la Subdirección General de Operaciones Aduaneras Metropolitanas y las Direcciones de Secretaría
General y de Programas y Normas de Procedimientos Aduaneros.
Que
ha tomado intervención el Departamento Coordinación y Procedimientos de la Subdirección General de Planificación y Administración, en materia de su competencia.
Que
de acuerdo a las facultades acordadas por el artículo 4º del Decreto
Nº 1091/98 y en ejercicio de las atribuciones conferidas por los
artículos 4º y 6º del Decreto Nº 618 de fecha 10 de julio de 1997 y
artículo 1º de la Disposición
Nº 5/97 (AFIP), procede disponer en
consecuencia.
Por ello,
EL DIRECTOR GENERAL DE LA DIRECCION GENERAL DE ADUANAS A CARGO DE LA ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS
DISPONE:
Artículo 1º - Reemplácese los Anexos II, IV, V y VI de la Disposición
Nº 455/98 (AFIP) de fecha 21 de julio de 1998
por los Anexos II, IV, V y VI de la presente.
Art. 2º - Reemplácese el Anexo III de la Disposición
Nº 455/98 (AFIP) de fecha 21 de julio de 1998,
modificado por la Disposición Nº 199/99 (AFIP) de fecha 26 de marzo de 1999, por el Anexo III de la presente.
Art. 3º - Regístrese, comuníquese y remítase copia a la DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Cumplido, archívese.
ANEXO II
REMISION DE DOCUMENTACION
(áreas metropolitanas -excepto
Regiones-)
II.1 PROCEDIMIENTO DE
REMISION DE DOCUMENTACION PARA SU GUARDA (áreas metropolitanas -excepto
documentación sustantiva de la Dirección General de Aduanas y Regiones de la Dirección General Impositiva-).
II.1.1. Las distintas
áreas del ámbito metropolitano, -excepto documentación sustantiva de la Dirección General de Aduanas y Regiones de la Dirección General Impositiva- y que como mínimo posean nivel de División o para las áreas de la Dirección General de Aduanas nivel de Sección, deberán remitir la documentación que tengan en
sus propios archivos para su guarda a la Oficina "A" dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, a fin de continuar
con el cumplimiento de sus términos de conservación -de acuerdo a lo
establecido en el Anexo I vigente-.
II.1.2. Para la remisión
de documentación las áreas remitentes colocarán los antecedentes en cajas de
tamaño uniforme (30 cm x 40 cm x 12,5 cm).
II.1.3. Las áreas
remitentes procederán a identificar las cajas a enviar, adhiriendo en el frente
de las mismas un "Rótulo Identificatorio" -Form. N° 1006-.
II.1.4. Las áreas
remitentes deberán completar en su totalidad los campos estipulados en el
"Rótulo Identificatorio" -Form. N° 1006-, los cuales se detallan a
continuación:
a) Dependencia de origen (mínimo nivel de División o para las áreas de la Dirección General de Aduanas mínimo nivel de Sección).
b) Número identificatorio de caja.
La identificación se compondrá de una numeración correlativa -a partir del N° 1
y secuencialmente dentro del año- y el año del envío (N° 1/99, N° 2/99, N°
3/99, ...., n/99).
c) Fecha de envío.
d) Fecha de vencimiento.
Para el establecimiento de la fecha de vencimiento, se deberá tener en
consideración los plazos de conservación establecidos en el Anexo I vigente-.
Las dependencias que funcionan en el ámbito metropolitano -excepto
Regionesfijarán la fecha de expiración de permanencia de las cajas, al 30 de
junio y al 31 de diciembre de cada año calendario, a efectos de unificar los
períodos de su eliminación.
e) Firma del responsable (mínimo Jefe de División o para las áreas de la Dirección General de Aduanas mínimo nivel de Sección).
II.1.5. Las áreas
remitentes deberán confeccionar por duplicado, mediante el "Sistema
Informático de Gestión de Documentación" -en adelante denominado
"Sistema Arper"- el "Inventario de Contenido" de cada caja,
firmado por su titular (mínimo Jefe de División o para las áreas de la Dirección General de Aduanas mínimo nivel de Sección).
El original del "Inventario de Contenido" deberá agregarse como
último documento en la caja bajo la responsabilidad del citado funcionario, y
el duplicado deberá quedar archivado en la dependencia -por número de caja-.
II.1.6. Las cajas deberán
estar convenientemente cerradas por las áreas remitentes mediante una faja de
seguridad, de tal forma que imposibiliten la apertura y garanticen el contenido
de las mismas, pero que permita la lectura del "Rótulo
Identificatorio" -Form. N° 1006-.
Por consiguiente, cada caja deberá contar con su respectiva faja de seguridad y
"Rótulo Identificatorio" -Form. N° 1006-, caso contrario la Oficina "A" procederá a la no recepción y rechazo de la misma.
II.1.7. No podrán
incluirse en una misma caja antecedentes de diferente tiempo de conservación, y
en lo posible deberán contener documentación de naturaleza similar.
Por otra parte, se procederá a completar todo el volumen disponible de las
cajas, con el fin de evitar su deterioro, y la documentación deberá depositarse
sin biblioratos, carpetas o cualquier otro sistema de archivo.
II.1.8. Para el envío de
las cajas se confeccionará por el "Sistema Arper" un "Remito de
Caja de Documentación" por triplicado, debiéndose acompañar con las cajas
el original y el duplicado, permaneciendo el triplicado en la dependencia a la
espera del duplicado conformado.
II.1.9. Para la remisión
de las cajas, el área remitente comunicará mediante nota a la Oficina "A" dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo
la cantidad que conforma el envío.
II.1.10. La Oficina "A" establecerá si el envío se practicará por medio del correo habitual o
gestionará ante el Departamento Servicios, los requerimientos de transporte y
de personal para la tarea, comunicando tal decisión por nota al área remitente.
Por otra parte, independientemente del modo en que se realice el traslado de
las cajas, un agente del área remitente deberá estar presente en la Oficina "A", dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y
Archivo, para la recepción formal de las cajas.
II.1.11. La Oficina "A", ante la presencia del agente del área remitente, controlará que las
cajas cumplan con las condiciones establecidas en el punto II.1.6., y
verificará que estén amparadas por un "Remito de Caja de Documentación".
II.1.12. Si cumple con
las condiciones del punto II.1.6., la Oficina "A" registrará en el "Sistema Informático de Archivo" -en adelante denominado
"Sistema Kronos"- el ingreso de cada caja.
Si no cumple las condiciones indicadas, no se aceptará el ingreso de la caja,
entregándose la misma al agente del área remitente que se encuentre presente.
II.1.13. La Oficina "A", procederá a firmar y sellar el duplicado del "Remito de Caja de
Documentación" para su entrega al representante del área remitente, y
archivará el original.
II.1.14. Las áreas
remitentes ingresarán al "Sistema Arper" la fecha de recepción y
archivarán el duplicado conformado del "Remito de Caja de
Documentación", destruyendo el triplicado del citado remito.
II.1.15. La Oficina "A" dispondrá el almacenamiento de la caja en la posición asignada por el
"Sistema Kronos".
II.2 PROCEDIMIENTO DE
REMISION DE DOCUMENTACION PARA SU GUARDA
(documentación sustantiva del Sistema Infomático María de las áreas
metropolitanas de la Dirección General de Aduanas).
II.2.1. Las áreas del
ámbito metropolitano de la Dirección General de Aduanas que no se hallen
habilitadas para el envío de documentación sustantiva a archivo, remitirán
dicha documentación a las dependencias que hayan sido designadas para el
cumplimiento del mencionado procedimiento. El envío de la documentación que
deba ser archivada, será acompañado de una nota con el detalle de los
documentos cuya remisión a archivo esté siendo solicitada.
La Dirección General de Aduanas (o las dependencias que tengan delegadas la
función de designar áreas encargadas de remitir documentación a archivo) deberá
comunicar por nota a la Dirección de Secretaría General y a la Sección "B" dependiente de esa Dirección, la nómina inicial de dependencias
autorizadas para la recuperación de la documentación, y las novedades que
pudieran producirse en el futuro, dentro de dicha nómina.
II.2.2. Para la remisión
de documentación sustantiva a la Sección "B" dependiente de la Dirección de Secretaría General las áreas designadas por la Dirección General de Aduanas colocarán los antecedentes en cajas de tamaño uniforme (30 cm x 40 cm x 12,5 cm) que contendrán hasta un máximo de CUARENTA (40) documentos y procederán de
acuerdo a lo normado en los puntos II.1.3 y II.1.4., con excepción de los
incisos a), b) y e) del punto II.1.4., donde deberá considerarse a las áreas
designadas en cuestión (sin tener en cuenta la mención de nivel de División o
de Sección), la firma del responsable de la dependencia designada remitente
(sin considerar como mínimo nivel de División o de Sección) y el Número de Ruta
del “Sistema Informático María” (en lugar de Número Identificatorio de Caja).
II.2.3. Las áreas
remitentes designadas por la Dirección General de Aduanas deberán registrar el envío en el “Sistema Informático María” y emitir por cuadruplicado la Ruta numerada correspondiente, firmadas por su titular.
El original, duplicado y triplicado de la Ruta del “Sistema Informático María” se enviarán con la caja para su conformidad y el cuadruplicado deberá quedar
archivado en la dependencia a la espera del triplicado conformado.
Además, confeccionará nota autorizando a un agente para la realización de la
tarea.
II.2.4. Las cajas deberán
estar convenientemente cerradas, pero no llevarán faja de seguridad, debiendo
observarse la cantidad máxima de CUARENTA (40) documentos por caja y lo normado
en el punto II.1.7.
II.2.5. Para el envío de
las cajas se deberá proceder con lo normado en los puntos II.1.9. y II.1.10.,
interviniendo la Sección "B" dependiente de la Dirección de Secretaría General en lugar de la Oficina "A" dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo.
II.2.6. La Sección "B", ante la presencia del agente del área remitente designada por la Dirección General de Aduanas recibirá las cajas con las Rutas del “Sistema Informático
María”, procediendo a cotejar la documentación de cada caja con el detalle
incluido en la Ruta del “Sistema Informático María”.
II.2.7. En el caso que la Ruta contenga documentos que no se hallen en el envío, dichos documentos serán tachados de
las Rutas -original, duplicado y triplicado- en forma previa a otorgar la
conformidad de su recepción. Asimismo la Sección “B” de la Dirección de Secretaría General deberá registrar en el “Sistema Informático María“, los documentos
que, habiendo sido incluidos en la ruta, no hayan sido recibidos.
En caso que se remitieran documentos que no hayan sido incluidos en la ruta de
remisión, los mismos no deberán ser recibidos por la Sección “B”.
II.2.8. La Sección "B" procederá a conformar el ingreso de la documentación sustantiva, en
donde el agente receptor intervendrá los ejemplares de la Ruta del “Sistema Informático María”, dejando expresa constancia de los documentos observados
y no recepcionados, asentando su firma, aclaración y número de legajo en prueba
de conformidad y fecha de la recepción. Archivará la nota de autorización del
agente junto con el original de la Ruta del “Sistema Informático María”,
agregará el duplicado en la caja correspondiente y entregará el triplicado al
representante del área remitente.
Asimismo, en caso de existir documentos no recepcionados y tachados, el agente
autorizado por el área remitente deberá firmar los ejemplares de la Ruta del "Sistema Informático María", convalidando los documentos tachados.
II.2.9. Las áreas
remitentes designadas por la Dirección General de Aduanas, una vez recibido el triplicado de la Ruta conformada por la Sección “B”, deberán controlar que los documentos que hayan sido tachados de la Ruta de remisión por parte de la Sección “B” de la Dirección de Secretaría General y el agente autorizado por el
área remitente previo a su recepción (de acuerdo a lo establecido en los puntos
II.2.7. y II.2.8), coincidan con los que se hallan marcados como “no recibidos”
por dicha Sección en el “Sistema Informático María” (de acuerdo a lo
establecido en el punto II.2.7).
De resultar conforme dicho control, las áreas intervinientes registrarán en el
“Sistema Informático María” la confirmación del envío a la Sección “B” de las Rutas de remisión correspondientes y archivarán el triplicado conformado
destruyendo el cuadruplicado.
En caso que existan divergencias entre los documentos tachados en la Ruta y los que se hallan marcados como “no recibidos” en el “Sistema Informático María”, las
dependencias designadas por la Dirección General de Aduanas para el envío de la documentación para su guarda, remitirán Nota a la Sección “B” con detalle de las anomalías detectadas para su conciliación.
De persistir las diferencias, emitirán a través del “Sistema Informático María”
las Rutas observadas, remitiendo un ejemplar (acompañando copia de los
triplicados recibidos de la Sección “B” correspondientes) a la Subdirección General de Contralor y a la Dirección de Auditoría para la intervención que les
compete.
II.2.10. La Sección "B" ingresará en el “Sistema Kronos” el Número de la Ruta emitida por el “Sistema Informático María” -que servirá como referencia para ubicar la
documentación- y dispondrá el almacenamiento de la caja en la posición asignada
por el “Sistema Kronos”.
II.3. PROCEDIMIENTO DE
REMISION DE DOCUMENTACION PARA SU GUARDA
(documentación sustantiva de los Sistemas SIDIN y DUA de las áreas
metropolitanas de la Dirección General de Aduanas).
II.3.1. Para la remisión
de documentación sustantiva registrada a través de los sistemas SIDIN y DUA las
áreas designadas por la Dirección General de Aduanas colocarán los antecedentes
en cajas de acuerdo a lo señalado en el punto II.2.2 y emitirán las rutas de
remisión en forma manual o a través de los sistemas actualmente en uso en PC.
La numeración a asignarse será correlativa por Aduana y por año, asignándose a
partir del número 500.000, para la documentación de exportación y a partir del
número 700.000 para documentación de importación.
II.3.2. Las rutas se
emitirán por cuadruplicado, debiendo ser firmadas por el titular de la
dependencia emisora. El original, duplicado y triplicado se enviarán con la
caja para su conformidad y el cuadruplicado deberá quedar archivado en la
dependencia a la espera del triplicado conformado. Además la dependencia
remitente deberá confeccionar una nota autorizando a un agente para la
realización de la tarea.
II.3.3. El procedimiento
posterior se ajustará a lo señalado en los puntos II.2.4. a II.2.6. (en este caso
se cotejará la documentación incluida en cada caja con la Ruta emitida por las dependencias de la Dirección General de Aduanas).
II.3.4. En el caso de que
la ruta contenga documentos que no se hallen en el envío, dichos documentos
serán tachados de la ruta -original, duplicado y triplicado- en forma previa a
otorgar la conformidad de su recepción.
En caso que se remitieran documentos que no hayan sido incluidos en la Ruta de remisión, los mismos no deberán ser recibidos por la Sección “B”.
II.3.5. La Sección “B” procederá a conformar el ingreso de la documentación sustantiva, para lo cual el
agente receptor deberá intervenir los ejemplares de la Ruta de remisión, dejando expresa constancia de los documentos observados y no recibidos,
asentando su firma, aclaración y número de legajo en prueba de conformidad y
fecha de recepción. Archivará la nota de autorización del agente junto con el
original de la ruta de remisión, agregará el duplicado en la caja
correspondiente y entregará el triplicado al representante del área remitente.
Asimismo, en caso de existir documentos no recepcionados y tachados, el agente
autorizado por el área remitente deberá firmar los ejemplares de la Ruta de remisión, convalidando los documentos tachados.
Las áreas remitentes, una vez recibido el triplicado de la ruta debidamente
conformado, archivarán el mismo, y destruirán el cuadruplicado.
II.3.6. La Sección “B” ingresará en el “Sistema Kronos” el número de la Ruta emitida por las dependencias de la Dirección General de Aduanas –que servirá como referencia para ubicar la
documentación- y dispondrá el almacenamiento de la caja en la posición asignada
por el “Sistema Kronos”.
II.4. PROCEDIMIENTO DE
REMISION DE EXPEDIENTES PARA SU GUARDA (áreas metropolitanas -excepto
Regiones-).
II.4.1. Las dependencias
que deban proceder al archivo de un Expediente, deberán girarlo a la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, con indicación expresa de su
disposición de archivo y de su plazo de conservación.
II.4.2. No deberán
remitirse, bajo ninguna circunstancia los expedientes, a través de una caja a la Sección "B" dependiente de la Dirección de Secretaría General o a la Oficina "A" dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo.
II.4.3. La División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo será la única dependencia encargada del
archivo de Expedientes, conforme al procedimiento normado en el apartado II.1.
II.5. PROCEDIMIENTO DE
REMISION DE DOCUMENTACION PARA SU DESAFECTACION (áreas metropolitanas -excepto
documentación sustantiva de la Dirección General de Aduanas y Regiones de la Dirección General Impositiva).
II.5.1. Las distintas
áreas del ámbito metropolitano -excepto Dirección General de Aduanas y Regiones
de la Dirección General Impositiva- y como mínimo con nivel de División,
deberán remitir a la Oficina "A" la documentación que tengan en sus
propios archivos con términos de conservación cumplidos -según Anexo I
vigente-, para el procedimiento de su eliminación.
II.5.2. Asimismo, la
documentación operativa-administrativa con plazos de conservación cumplidos
-según Anexo I vigente- que tengan las áreas metropolitanas de la Dirección General de Aduanas -como mínimo con nivel de Sección- también deberá ser remitida a
la Oficina “A” para su correspondiente desafectación.
II.5.3. Las áreas
remitentes, observando dentro de lo posible el agrupamiento de documentación de
similar naturaleza, deberán conformar dos tipos de cajas con los antecedentes a
desafectar, de la siguiente forma:
Cajas con Documentos de Control.
Cajas con el resto de la documentación.
II.5.4. Para la remisión,
recepción y registración de cajas con documentación para su desafectación se
observará el procedimiento establecido en el apartado II.1.
II.6 PROCEDIMIENTO DE
REMISION DE DOCUMENTACION PARA SU DESAFECTACION (documentación sustantiva de
las áreas metropolitanas de la Dirección General de Aduanas).
II.6.1. Las distintas
áreas del ámbito metropolitano designadas por la Dirección General de Aduanas, deberán remitir a la Sección "B" la documentación
sustantiva que tengan en sus propios archivos con términos de conservación
cumplidos -según Anexo I vigente-, para el procedimiento de su eliminación.
II.6.2. Para la remisión,
recepción y registración de cajas con documentación para su desafectación se
observará el procedimiento establecido en los apartados II.2. o II.3. según
corresponda.
ANEXO III
RECUPERACION DE DOCUMENTACION
(áreas metropolitanas -excepto
Regiones-)
III.1. PROCEDIMIENTO DE
RECUPERACION DE DOCUMENTACION (áreas metropolitanas -excepto documentación
sustantiva de la Dirección General de Aduanas y Regiones de la Dirección General Impositiva).
III.1.1. El retiro de
antecedentes obrantes en las cajas deberá ser pedido únicamente por la
dependencia remitente, solicitando la caja completa a la Oficina "A" dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo.
III.1.2. El área
solicitante confeccionará por duplicado, mediante el "Sistema Arper",
el formulario de "Solicitud de Caja/Documentación Archivada -
Autorización" firmado por el responsable de la dependencia -mínimo con
nivel de División o para las áreas de la Dirección General de Aduanas mínimo nivel de Sección-.
III.1.3. El agente
comisionado para la tarea de recuperación de caja, se presentará en la Oficina "A" dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo,
con los dos ejemplares de "Solicitud de Caja/Documentación Archivada -
Autorización".
III.1.4. La Oficina "A" recepcionará -con firma y sello- los ejemplares de la "Solicitud
de Caja/Documentación Archivada - Autorización".
Asimismo, consultará en el "Sistema Kronos" su posición de almacenaje
y procederá a su retiro para entregarla al agente autorizado.
III.1.5. El agente
autorizado del área solicitante, controlará que la caja observe los requisitos
normados en el punto II.1.6., firmará la conformidad en los dos ejemplares de
la "Solicitud de Caja/Documentación Archivada - Autorización",
reteniendo el duplicado.
III.1.6. La Oficina "A" registrará en el "Sistema Kronos" el egreso de la caja y
archivará el original de la "Solicitud de Caja/Documentación Archivada -
Autorización" conformado.
III.1.7. El agente
autorizado recibirá la caja solicitada optando por las siguientes alternativas:
Alternativa I): Efectuar el retiro de la o las cajas de la Oficina "A", con destino a su dependencia.
Alternativa II): Efectuar la apertura de la caja, en el lugar que designe la Jefatura de la Oficina "A", retirando la documentación necesaria. Para ello deberá
atenerse a lo dispuesto en el punto III.1.10. y su dependencia deberá
proporcionarle los elementos necesarios para cumplir con los requisitos
establecidos en los puntos II.1.5, II.1.6. y II.1.8., excepto la caja que será
provista por la Oficina "A".
III.1.8. El área
solicitante, registrará en el "Sistema Arper" el recupero de la caja
y archivará el duplicado de la "Solicitud de Caja/Documentación Archivada
- Autorización" y el original del "Inventario de Contenido" -que
se halla en la cajajunto con el "Inventario de Contenido" y
"Remito de Caja de Documentación" que se encuentra en la dependencia.
III.1.9. Si el área
solicitante estima inconveniente la realización personal de la gestión de
recupero de la caja, deberá remitir la "Solicitud de Caja/Documentación
Archivada - Autorización" a la Oficina "A".
La Oficina "A" gestionará ante el Departamento Servicios los
requerimientos de transporte y de personal para el traslado de cajas.
Confirmado el transporte por el citado Departamento, comunicará por nota al
área solicitante la fecha de realización de dicha tarea, a fin de que concurra
el agente autorizado de la dependencia para observar el cumplimiento del punto
III.1.5.
III.1.10. En caso de
reingreso de la caja retirada de la Oficina "A", la misma deberá ser
considerada, por la dependencia, como un nuevo envío según el procedimiento
establecido en el apartado II.1.
III.2. PROCEDIMIENTO DE
RECUPERACION DE DOCUMENTACION (documentación sustantiva del Sistema Informático
María de las áreas metropolitanas de la Dirección General de Aduanas).
III.2.1. La Dirección General de Aduanas (o las dependencias en las que se delegue la función) designará
la nómina de áreas encargadas de solicitar a la Sección “B” de la Dirección de Secretaría General la recuperación de la documentación
sustantiva.
Solamente las áreas que hayan sido designadas al efecto, podrán solicitar la
recuperación de documentación a la Sección mencionada. El resto de las áreas de
la Dirección General de Aduanas deberán requerir por nota a las dependencias
responsables, la recuperación de la documentación que se halle en archivo.
La Dirección General de Aduanas (o las dependencias que tengan delegadas la
función de designar áreas encargadas de recuperar documentación archivada)
deberá comunicar por nota a la Dirección de Secretaría General y a la Sección “B” dependiente de esa Dirección, la nómina inicial de dependencias autorizadas para
la recuperación de la documentación, y las novedades que pudieran producirse en
el futuro, dentro de dicha nómina.
III.2.2. El área
solicitante designada por la Dirección General de Aduanas confeccionará por triplicado una nota firmada por el responsable de la dependencia indicando el
número de documento que se requiere, el número de Ruta del “Sistema Informático
María” con que fue remitido y apellido y nombres, número de legajo y número de
documento del agente comisionado para la tarea.
III.2.3. El agente
comisionado para la tarea de recuperación de documentación, se presentará en la Sección "B" dependiente de la Dirección de Secretaría General, con los ejemplares
de la nota indicada en el punto anterior.
La Sección "B" recepcionará -con firma y sello- los ejemplares de la
nota, consultará en el "Sistema Kronos" -por el número de Ruta
indicado en la nota- la posición de almacenaje y procederá al retiro de la
documentación para su entrega al agente autorizado.
III.2.4. El agente
autorizado por el área solicitante designada por la Dirección General de Aduanas, una vez recibida la documentación, firmará la conformidad en
los ejemplares de la nota del punto III.2.2., reteniendo el triplicado.
III.2.5. La Sección "B" registrará en el “Sistema Informático María” el envío de los documentos
solicitados (incluyendo los datos de la dependencia solicitante y número de la
nota de referencia) y generará a través de dicho sistema una Ruta de remisión
(por triplicado) de la documentación solicitada. El agente que retire la
documentación deberá firmar los ejemplares de la Ruta en prueba de conformidad, conservando el original.
Posteriormente, la mencionada Sección “B” incorporará los duplicados de la Ruta emitida y de la nota del punto III.2.2 en la caja, en el lugar de la documentación
retirada, y archivará el original de la nota junto con el triplicado de la Ruta.
III.2.6. El área
solicitante de la Dirección General de Aduanas, una vez recibida la
documentación archivará el original de la ruta del punto III.2.5. junto con el
triplicado de la nota del punto III.2.2 y registrará en el “Sistema Informático
María” la confirmación de la recepción de los documentos. De esta forma, los
documentos serán dados de baja de la ruta original para poder ser incluidos en
otra ruta en oportunidad de ser nuevamente remitidos para su guarda.
III.2.7. Si el área
solicitante designada por la Dirección General de Aduanas estima inconveniente la realización personal del recupero de la documentación, deberá enviar los
ejemplares de la nota del punto III.2.2. a la Sección "B", a fin de que remita la documentación.
La Sección "B" gestionará ante el Departamento Servicios los
requerimientos de transporte y de personal para el traslado de la
documentación.
Confirmado el transporte por el citado Departamento, comunicará por nota al
área solicitante la fecha de realización de dicha tarea, a fin de que concurra
el agente autorizado de la Dependencia para observar el cumplimiento del punto
III.2.4. y firmar la conformidad en los ejemplares de la nota, reteniendo el
triplicado.
III.2.8. En el caso de
reingreso de la documentación retirada de la Sección "B", la misma deberá ser girada con una nueva Ruta del “Sistema Informático María” y en una nueva
caja concordante con la fecha de vencimiento de la documentación.
III.3. PROCEDIMIENTO DE
RECUPERACION DE DOCUMENTACION (documentación sustantiva de los Sistemas SIDIN y
DUA de las áreas metropolitanas de la Dirección General de Aduanas).
III.3.1. En el caso de
tratarse de documentación registrada a través de los sistemas SIDIN y DUA, para
la recuperación de la misma deberán llevarse a cabo los pasos establecidos en
el apartado III.2 (excluyendo el registro en el “Sistema Informático María”).
En el procedimiento descripto, se deberá reemplazar la Ruta de remisión oportunamente emitida, de acuerdo a lo establecido en el punto II.3.1.
III.4. PROCEDIMIENTO DE
RECUPERACION DE EXPEDIENTES (áreas metropolitanas -excepto Regiones-).
III.4.1. De acuerdo a lo
establecido en el apartado II.4. y en el punto III.1.1., para la recuperación
de un Expediente se deberá requerir el mismo por nota a la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo.
III.4.2. La División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo -única área autorizada al retiro de
cajas conteniendo Expedientes- procederá a su recuperación conforme al
procedimiento establecido en el apartado III.1.
ANEXO IV
DESAFECTACION DE DOCUMENTACION
(áreas metropolitanas -excepto
Regiones-)
IV.1. PROCEDIMIENTO DE
DESAFECTACION DE DOCUMENTACION (áreas metropolitanas -excepto documentación
sustantiva de la Dirección General de Aduanas y Regiones de la Dirección General Impositiva-).
IV.1.1. Con una
anticipación de QUINCE (15) días corridos a la fecha de expiración de
permanencia de las cajas que unifica los vencimientos de los plazos
precaucionales de la documentación –el 30 de junio y el 31 de diciembre de cada
año calendario-, la Oficina “A” dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, procederá al agrupamiento de las cajas
que contengan la documentación a desafectar, desagregando aquellas que incluyan
documentación de control.
Asimismo, remitirá a la Dirección de Secretaría General una nota en donde
conste la cantidad de cajas que se encuentran en tal situación y notificará a
las distintas dependencias sus correspondientes cajas que se afectarán al
procedimiento de eliminación.
IV.1.2. La Comisión de Selección Documental procederá, a través de una muestra representativa, al
control del contenido de cada caja con el respectivo “Inventario de Contenido”.
IV.1.3. En caso de no
coincidencia deberá controlar todas las cajas en proceso de eliminación del
área cuestionada y labrará un acta indicando las anomalías detectadas,
remitiendo copia a la Subdirección General de Contralor, a la Dirección de Auditoría, a la Dirección de Secretaría General y a la dependencia cuestionada, para
la intervención que les compete. Las cajas observadas serán separadas del
procedimiento de eliminación hasta la resolución de las diferencias detectadas.
IV.1.4. La Comisión de Selección Documental, en función de lo declarado en los “Inventarios de Contenido”
que se encuentran en cada caja, procederá a la confección por duplicado de los
formularios de “SOLICITUD DE DESAFECTACION” (información global de la
documentación a desafectar – Anexo II del Decreto N° 1571/81) y el de
“INVENTARIO DE SOLICITUD DE DESAFECTACION” (asiento detallado de las piezas
documentales destinadas a eliminar – Anexo II del Decreto N° 1571/81).
IV.1.5. Cumplido el punto
precedente, deberá cerrar las cajas mediante una faja de seguridad, quedando
las mismas disponibles para su recuperación.
IV.1.6. La Dirección de Secretaría General remitirá la “SOLICITUD DE DESAFECTACION” y el “INVENTARIO DE
SOLICITUD DE DESAFECTACION” al Archivo General de la Nación, y el representante de dicha Dirección mantendrá bajo su custodia los “Inventarios de
Contenido” de todas las cajas.
IV.1.7. Si por motivos
debidamente fundados alguna dependencia considera indispensable la recuperación
de algún documento, la Oficina “A” dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo solicitará la convocatoria de la Comisión de Selección Documental a la Dirección de Secretaría General.
IV.1.8. Una vez
autorizada la desafectación de la documentación por el Director General del
Archivo General de la Nación –quién podrá disponer la reserva de algunas piezas
documentales en carácter de muestreo, o de una serie o subserie completa,
asignándoles valor permanente-, la Comisión de Selección Documental proyectará
el acto dispositivo que ordene la eliminación de los documentos en cuestión
para la firma de la Dirección de Secretaría General.
IV.1.9. Formalizada la
firma del acto dispositivo, la Dirección de Secretaría General fijará la fecha
en que se producirá la eliminación de la documentación, notificando
fehacientemente a todos los integrantes de la Comisión de Selección Documental y demás áreas intervinientes.
Por otra parte, con una anticipación no menor de los TREINTA (30) días corridos
de la fecha prevista para el acto de eliminación, enviará un informe
cuantitativo al Departamento Servicios, para que tome las previsiones que
correspondan, para el retiro y destino final de las cajas y su documentación.
IV.1.10. La Comisión de Selección Documental procederá a separar aquellas piezas documentales que deban
conservarse, sea por muestreo o asignación de carácter permanente a la serie o
subserie, u otras que la Comisión por sí considere de guarda permanente,
debiendo fundamentarlo debidamente.
IV. 1.11. Se procederá a
la destrucción del material documental correspondiente por medio de :
a) Trituración y eliminación o venta de la masa de papel triturado.
b) Venta de los documentos, en el estado en que se encuentran, con cargo de ser
convertidos en inutilizables.
c) Otras formas de destrucción que garanticen la no utilización de la
documentación como tal.
IV.1.12. La Comisión de Selección Documental suscribirá el “ACTA DE ELIMINACION” y remitirá copia de la
misma a Dirección de Secretaría General y a cada una de las dependencias que
desafectó documentación.
IV.1.13. Cada una de las
dependencias que desafectó documentación, registrará en los “Inventarios de
Contenido” correspondientes, el número de “Acta de Eliminación” y archivará la
copia de dicha acta.
IV.1.14. Los documentos
denominados como de control, se eliminarán sin solicitar su desafectación al
Archivo General de la Nación.
IV.1.15. La Dirección de Secretaría General será responsable de coordinar y dar cumplimiento al
procedimiento descripto precedentemente.
IV.1.16. Es
responsabilidad de la Comisión de Selección Documental que la documentación por
la que se solicita desafectar haya finalizado sus plazos precaucionales de
conservación.
IV.2 PROCEDIMIENTO DE
DESAFECTACION DE DOCUMENTACION (documentación sustantiva de las áreas
metropolitanas de la Dirección General de Aduanas).
IV.2.1. Con una
anticipación de TREINTA (30) días corridos a la fecha de expiración de
permanencia de las cajas que unifica los vencimientos de los plazos
precaucionales de la documentación –el 30 de junio y el 31 de diciembre de cada
año calendario-, la Sección “B” dependiente de la Dirección de Secretaría General procederá al agrupamiento de las cajas que contengan la
documentación a desafectar.
Además, la Sección “B” remitirá nota:
a) A las dependencias remitentes de la documentación –vía fax y correo
habitual-, donde conste el número de caja que contiene documentación en
situación de ser eliminada.
b) A la Dirección de Secretaría General donde conste la cantidad de cajas que
se encuentran separadas para ser afectadas a la eliminación.
IV.2.2. Las dependencias
que fueren notificadas por la Sección “B”, según apartado a) del punto
anterior, deberán –dentro del término de QUINCE (15) días de notificadasenviar
nota de conformidad o reparo a la desafectación a practicar, solicitando la
remisión de toda aquella documentación que por distintas causas no estuviere en
condiciones de ser destruida de acuerdo a lo normado en los apartados III. 2 o
III.3 según correspondiere.
IV.2.3. La Sección “B” recepcionará las respuestas de las dependencias, y remitirá –si fuese requerida-
la documentación del punto anterior conforme lo normado en los apartados III. 2
o III.3 según correspondiere.
IV.2.4. En el caso de que
las dependencias notificadas no contestaran a la Sección “B” en el término estipulado en el punto IV.2.2., la Sección “B” reiterará la notificación –vía fax y correo habitual- hasta SIETE (7) días antes
de la destrucción de la documentación.
IV.2.5. De acuerdo a los
puntos IV.2.2 y IV.2.4., si las dependencias no contestaran a la Sección “B”, ésta entenderá que las citadas no oponen reparos a la eliminación de la
documentación.
IV.2.6. La Comisión de Selección Documental procederá a cotejar el contenido de todas las cajas con
documentación a desafectar con las Rutas del “Sistema Informático María”, las
Rutas del punto II.3.1. y las notas de Recuperación de Documentación – puntos
III.2.2. y III.3.1.-.
IV.2.7. En caso de no
coincidencia entre el contenido de la caja, la Ruta del “Sistema Informático María” –o la Ruta del punto II.3.1.- y las notas de Recuperación de Documentación
contenidas en la misma, se deberá labrar un acta indicando las anomalías
detectadas, remitiendo copia a la Subdirección General de Contralor, a la Dirección de Auditoría, a la Dirección de Secretaría General, a la Sección “B” y a la dependencia remitente de la caja,
para la intervención que les compete. Las cajas observadas serán separadas del
procedimiento de eliminación hasta la resolución de las diferencias detectadas.
IV.2.8 La Comisión de Selección Documental en función de lo controlado según el punto IV.2.6. procederá
a la confección por duplicado de los formularios de “SOLICITUD DE
DESAFECTACION” (información global de la documentación a desafectar – Anexo II
del Decreto N° 1571/81) y el de “INVENTARIO DE SOLICITUD DE DESAFECTACION”
(asiento detallado de las piezas documentales destinadas a eliminar – Anexo II
del Decreto N° 1571/81).
IV.2.9. Cumplido el punto
precedente, deberá cerrar las cajas mediante una faja de seguridad, quedando
las mismas indisponibles para su recuperación.
IV.2.10. La Dirección de Secretaría General remitirá la “SOLICITUD DE DESAFECTACION” y el “INVENTARIO DE
SOLICITUD DE DESAFECTACION” al Archivo General de la Nación, y el representante de dicha Dirección mantendrá bajo su custodia las Rutas del
“Sistema Informático María”, las Rutas del punto II.3.1. y las notas de
Recuperación de Documentación –puntos III.2.2. y III.3.1.- de todas las cajas.
IV.2.11. Se procederá
conforme a lo normado en los puntos IV.1.7. a VI.1.16., considerando a la Sección “B” dependiente de la Dirección de Secretaría General en lugar de la Oficina “A” dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, y en el
punto IV.1.13. las Rutas del “Sistema Informático María” y las Rutas del punto
II.3.1 en reemplazo de los “Inventarios de Contenido”.
ANEXO V
REGIONES DEL ORGANISMO
Todas las Regiones del
Organismo deberán respetar y proceder de acuerdo a la tipificación y plazos de
conservación de la documentación, establecidos en Anexo I vigente.
V.1. RESPONSABILIDAD DE LA CUSTODIA DE LA DOCUMENTACION EN LAS REGIONES DEL ORGANISMO.
V.1.1. Las Regiones
deberán habilitar un espacio, que contemple los requisitos necesarios para el
archivo de la documentación, que será girada desde las áreas bajo la órbita de
su jurisdicción.
Para ello se deberán observar todos los procedimientos que fueron establecidos
para las áreas metropolitanas -excepto Regiones- en los Anexos II. III. y IV.
Es decir, mantener un trámite idéntico, a la Sección "B" dependiente de la Dirección de Secretaría General u Oficina "A" dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, reemplazando su destino por el de la Región que correspondiere.
V.1.2. Con carácter
excepcional y restrictivo, si una Región considera necesario habilitar un
subarchivo en alguna de sus áreas dependientes, deberá solicitar la
autorización de su apertura por nota -explicitando los motivos que justifiquen
plenamente la misma- a la Dirección de Secretaría General.
V.2. DESAFECTACION DE
DOCUMENTACION EN LAS REGIONES DEL ORGANISMO.
V.2.1. En lo atinente a
la documentación que haya cumplido los plazos establecidos o que fuere de
control, se procederá en igual forma que lo normado para las áreas
metropolitanas -excepto Regiones- en el Anexo IV. Es decir, mantener un trámite
idéntico, a la Sección "B" dependiente de la Dirección de Secretaría General u Oficina "A" dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, reemplazando su destino por el de la Región que correspondiere.
V.3. ARCHIVO DE EXPEDIENTES
Y SU RECUPERACION EN LAS REGIONES DEL ORGANISMO.
V.3.1. Se procederá según
lo normado en los apartados II.4. y III.4.
ANEXO VI
CONSIDERACIONES GENERALES
VI.1. La División Logística dependiente de la Dirección de Administración, será la encargada de
recepcionar las notas de solicitud de provisión de las fajas de seguridad y del
"Rótulo Identificatorio" -Form. N° 1006-.
VI.2. Las cajas para
archivo serán provistas conforme al régimen de reposición establecido por la División Logística. Si razones excepcionales hacen necesaria una mayor provisión, dicha
necesidad deberá ser planteada por nota ante la citada dependencia.
VI.3. El Departamento
Mantenimiento de Sistemas de Administración, dependiente de la Subdirección General de Planificación y Administración, será el encargado del mantenimiento y
evacuación de consultas del "Sistema Kronos" y del "Sistema
Arper".
VI.4. El Departamento
Desarrollo de Sistemas Aduaneros dependiente de la Dirección de Informática Aduanera será el encargado del mantenimiento y evacuación de
consultas de los módulos pertinentes del "Sistema Informático María".
VI.5. En el caso de
producirse un cierre o eliminación de alguna dependencia del ámbito
metropolitano -excepto Regiones-, deberá remitir toda la documentación que obre
en su poder a la Sección "B" dependiente de la Dirección de Secretaría General u Oficina "A" dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo conforme al procedimiento establecido en
los apartados II.1., II.2. ó II.3.-según correspondiere-.
Por otra parte, deberán remitir sus "Inventarios de Contenido",
"Remitos de Caja de Documentación", "Solicitudes de
Caja/Documentación Archivada - Autorización", Rutas del “Sistema
Informático María", Rutas del punto II.3.1., notas de Recuperación de
Documentación -puntos III.2.2. y III.3.1.- y copias de "Actas de
Eliminación" que posea -según su caso-:
a) a la dependencia continuadora de sus funciones específicas, o
b) a la unidad orgánica de la que dependía jerárquicamente, cuando la misma
asuma las acciones y tareas que se desarrollaban en el área en cuestión, o
c) a la Dirección de Secretaría General, de tratarse de una situación no
encuadrada en los supuestos anteriores.
VI.6. En el caso de
producirse un cierre o eliminación de alguna unidad orgánica dependiente de una
Región, deberá ordenar toda la documentación que tenga en cajas de acuerdo al
procedimiento establecido en los apartados II.1. II.2. ó II.3. y las pondrá
-con sus "Inventarios de Contenido", "Remitos de Caja de Documentación",
"Solicitudes de Caja/Documentación Archivada - Autorización", Rutas
del “Sistema Informático María”, Rutas del punto II.3.1., notas de Recuperación
de Documentación -puntos III.2.2. y III.3.1.- y copias de "Actas de
Eliminación"- a disposición de la Jefatura de Región, quien establecerá su destino según corresponda.
VI.7. En el caso que a la Sección "B" dependiente de la Dirección de Secretaría General o a la Oficina "A" dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo
le solicitaren documentación en forma directa del ámbito del Poder Judicial o
de cualquier otro Organismo externo, deberá canalizarla por la dependencia que
haya gestionado su guarda, anticipando el requerimiento mediante Fax o e-mail,
y remitiendo la tramitación en mano a los efectos de que ésta proceda a
requerir la documentación en cuestión.
Asimismo, la Sección "B" u Oficina "A" -según corresponda-
procederá a preparar dicha documentación a fin de dar cumplimiento en tiempo y
forma con los plazos acordados.
Todo requerimiento de documentación deberá ajustarse a lo normado en la
presente.
VI.8. En el caso que a la Sección "B" dependiente de la Dirección de Secretaría General o a la Oficina "A" dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo
recibieren documentación en forma directa del ámbito del Poder Judicial o de
cualquier otro Organismo externo, deberá canalizarla por la dependencia que
haya gestionado su guarda, debiendo esta última fijar los nuevos plazos de
vencimiento.
Toda devolución de documentación deberá ajustarse a lo normado en la presente.
VI.9. La Subdirección General de Contralor y la Dirección de Auditoría, contemplarán dentro de sus
respectivos planes de trabajo la revisión selectiva del contenido de las cajas
enviadas al archivo, con el fin de verificar y controlar que la documentación
enviada sea en lo posible de naturaleza uniforme, que los plazos precaucionales
de conservación fueren homogéneos, que no se hayan incluído dentro de las cajas
material no relevante (biblioratos, carpetas, papeles de trabajo, borradores,
hojas en blanco, etc.) y demás particularidades que puedan observarse.
VI.10. Con carácter de
transición, las Aduanas del Interior podrán conservar en situación de archivo,
hasta agotar los plazos legales impuestos por las normas vigentes sobre la
materia, la totalidad de la documentación aduanera de trámite finalizado, cuya
registración se haya realizado a partir del 1° de julio de 1998.
Asimismo, con igual carácter, autorízase a las Aduanas del Interior a organizar
un archivo de documentación -el cual no tendrá el rango de subarchivo que se
encuentra normado en el punto V.1.2.- hasta tanto se constituya el archivo
regional correspondiente.
VI.11. La Dirección de Secretaría General ejercerá la coordinación y supervisión de todos los archivos
de esta Administración Federal y será la autoridad competente para dirimir las
cuestiones que se susciten en la materia, dictar las normas que considere
necesarias al efecto y adecuar los procedimientos de trabajo -de acuerdo a las
necesidades del servicio y a la optimización de la seguridad de la
documentación archivada-.