VISTO: El Tratado de Asunción,el Protocolo de Ouro Preto, la Decisión Nº 4/91 del Consejo Mercado Común y la Resolución Nº 61/96 del Grupo Mercado Común

CONSIDERANDO:

Que la secretaría Administrativa del MERCOSUR tiene por cometido ser archivo de los documentos oficiales del MERCOSUR

Que para cumplir con el mencionado cometido la SAM debe sistematizar la información, para cuyo procesamiento la documentación original es la única que reporta la información fidedigna

Que se hace necesario mejorar las condiciones de conservación de la documentación, para lo cual  la información contenida en la misma debe ser respaldada por medio magnético

Que se hace necesario establecer pautas para lograr una mayor eficiencia en la confección de las actas y sus anexos

EL GRUPO MERCADO COMUN RESUELVE:

Art. 1º - La Presidencia Pro Tempore en todos los órganos del MERCOSUR y sus Foros dependientes, harán llegar a la SAM, la documentación original generada en sus reuniones,en papel y siempre que fuera posible, en medio magnético. En caso de ser necesario, se podrá enviar a la SAM por correo privado para abonar en destino

Art. 2º - A los efectos de lograr una mayor eficiencia en la elaboración de las actas, recomendaciones y anexos, se establecen orientaciones para su confección, las que figuran como anexo y forman parte de la presente Resolución

Las mismas deberán ser tenidas en cuenta en la reuniones técnicas

XXVI GMC - Asunción, 17/VI/97

ANEXO

A) ACTA

Un requisito esencial para el control de los documentos es la identificación, por lo cual se debería dar a cada documento una identidad única. Los documentos generados en el MERCOSUR se deben identificar asignándose un código para identificar el órgano de donde provienen. (por ejemplo: CMC,GMC,CCM) Además, a cada documento dentro de determinado tipo se le debe dar número de serie seguido del año para establecer su identidad (por ejemplo: MERCOSUR/XX GMC/Acta Nº 1/97)

MERCOSUR/ (sigla) / Acta Nº 1/97 (la numeración de las caras comienza con el Nº 1 de cada año)

(Titulo):

..(Nº de reunión en números romanos)...Reunión del..(nombre completo del órgano)...

Se celebró en la ciudad de...(ciudad).,..(país) entre los días .... y .... del mes de ......de ..(año) la ..(Nº de la reunión en Nºs romanos) Reunión del (nombre del órgano) , con la presencia de las delegaciones de Argentina, Brasil, Paraguay y Uruguay

La nomina de los delegados que participaron en la reunión figura en el Anexo I

La agenda de los temas tratados figura en el Anexo II

Se elevan para la consideración del Grupo Mercado Común las siguientes Recomendaciones, cuyos textos forman parte del Anexo III

- Recomendación 1/97 - (título)

- Recomendación 2/97 - (título)

(Temas Tratados de acuerdo a la Agenda)

1. (Título, en letra mayúscula y negrita)

    (Texto con reseña de lo tratado y acordado)

1.1 (Subtítulo, en letra minúscula y negrita)

      (Texto con reseña de lo tratado y acordado)

1.2

2. (Título, en letra mayúscula y negrita)

    (Texto con reseña de lo tratado y acordado)

2.1 (Subtítulo, en letra minúscula y negrita)

     (Texto con reseña de lo tratado y acordado )

2.2

6. Otros

6.1 Próxima Reunión (Negrita)

7.Anexos

Los anexos que forman parte de la presente Acta son los siguientes:

Anexo I   - Lista de participantes

Anexo II  - Agenda

Anexo III - Recomendaciones

__________________________                              ­­­­­_______________________

Por la delegación de Argentina                         Por la delegación de Brasil

        (aclaración de firma)                                        (aclaración de firma)

__________________________                        ­­­­­­­­­­­­­_______________________

Por la delegación de Paraguay                           Por la delegación de Uruguay

        (aclaración de firma)                                          (aclaración de la firma)

Nota: Todos los Anexos deben indicar:

            Anexo Nº ........del acta Nº ........./..(año) ,,del.....(nombre del órgano)

Esta referencia se debe hacer en la primera hoja del anexo

El texto debe digitarse en Word for Windows 6.0, en letra Arial 12, papel A4 y justificado

B) Recomendación

MERCOSUR/ sigla / REC Nº 1/97 (la numeración de las Recomendaciones comienza con el N­º 1 de cada año)

(TITULO): (El título es escencial para luego colocarlo en el proyecto de norma)

El...(nombre del órgano) ..recomienda el Grupo Mercado Común aprobar el proyecto de Resolución “Título”, que se adjunta. (Si la Recomendación tiene anexo se debe mencionar y también adjuntar)

__________________________                              ­­­­­_______________________

Por la delegación de Argentina                         Por la delegación de Brasil

        (aclaración de firma)                                        (aclaración de firma)

__________________________                        ­­­­­­­­­­­­­_______________________

Por la delegación de Paraguay                           Por la delegación de Uruguay

        (aclaración de firma)                                          (aclaración de la firma)

(Nº de reunión, nº del acta, ciudad y fecha)

El contenido de las Recomendaciones no es obligatorio para los Estados Partes, ellas tienen como principal objetivo transmitir recomendaciones a los órganos decisorios, para su consideración y eventual aprobación

- Las Recomendaciones van generalmente acompañadas de un proyecto de Decisión, Resolución, Directiva o Propuesta

- Las Recomendaciones deben estar redactadas en español y en Portugués a los efectos de su publicación en el BOM, en caso de su aprobación como Resolución

- Las Recomendaciones que son para instruir o para solicitar instrucción a otro órgano, no deben estar acompañadas por un proyecto de norma,

C) Sugerencias para redactar las Actas

Luego de analizar actas de los distintos órganos del MERCOSUR, y a los efectos de definir un único criterio para su redacción, la SAM ha pautado lo siguiente:

Se debería escribir con letra mayúscula solamente las normas del MERCOSUR, los títulos de las normas del MERCOSUR, los nombres propios, y principio de frases

Se consideraron algunas excepciones:

a) existen términos que son utilizados por determinados órganos y que forman parte del texto de alguna norma del MERCOSUR, que se considera de debe respetar la forma como está escrito en la norma

b)en el caso de la palabra reunión, si se la identifica con el número de la reunión o precisando que es la próxima, la última,etc, se escribiría con mayúscula

Los órganos del MERCOSUR, se escribirán completos la primera vez que se los menciones en el acta, incluyendo la sigla, luego se los identificará solo con su sigla

Las normas dictadas por los órganos del MERCOSUR se identificarán de la siguiente manera:

Decisión CMC Nº.../97 “Título”

Resolución GMC.../97 “Título”

Directiva CCM Nº.../97 “Título”

Propuesta CCM.../97 “Título”

Recomendación.../97 “Título”

Recomendación SGT..o..CT..Nº.../97 “Título”

El título de la norma debe ir entre comillas a continuación del número y del año. Ej

Resolución  CMC Nº 2/91 “Control Integrado de Fronteras”

Decisión CMC Nº 12/96 “Designación del Director de la Secretaría Adminsitrativa del MERCOSUR”

Los Subgrupos de Trabajo y los Comités Técnicos deben ser identificados con su correspondiente número y su nombre entre comillas. Ej

SGT Nº 3 “Reglamentos Técnicos”

CT Nº 2 “Asuntos Aduaneros”