Decreto 1131/2016
Archivo y
Digitalización de Expedientes.
Buenos Aires, 28/10/2016
VISTO: las Leyes Nros
15.930 y 25.506, los Decretos Nros. 232 del 29 de enero de 1979, 1571 del 9 de
octubre de 1981, 13 del 5 de enero de 2016 y 561 del 6 de abril de 2016, el
Expte. EX -2016-00507169- APN-SECMA#MM, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley N° 15.930
establece entre las funciones del Archivo General de la Nación dependiente de
la SUBSECRETARÍA DE INTERIOR de la SECRETARÍA DE INTERIOR del MINISTERIO DEL
INTERIOR, OBRAS PÚBLICAS Y VIVIENDA la de mantener y organizar la documentación
pública y el acervo gráfico y sónico, pertenecientes al Estado Nacional, y de
ordenar y clasificar con criterio histórico dicha documentación y facilitar la
consulta de sus colecciones.
Que, a su vez, el artículo
16 de la citada Ley estipula los criterios para determinar aquellos documentos
que poseen carácter histórico.
Que los Decretos Nros.
232/79 y 1571/81 han quedado desactualizados debido a los avances tecnológicos
y normativos producidos en los últimos años.
Que las mencionadas normas
aunque han regulado diversos aspectos relativos a la guarda de documentación y
expedientes administrativos, no contemplan los adelantos tecnológicos
producidos en los últimos años en la materia, por lo que corresponde su derogación.
Que el artículo 12 de la
Ley N° 25.506 dispone que la exigencia legal de conservar documentos, registros
o datos, también queda satisfecha con la conservación de los correspondientes
documentos digitales firmados digitalmente, según los procedimientos que
determine la reglamentación, siempre que sean accesibles para su posterior
consulta y permitan determinar fehacientemente el origen, destino, fecha y hora
de su generación, envío y/o recepción.
Que el sistema de Gestión
Documental Electrónica (GDE) contempla el uso de la firma digital en el proceso
de elaboración de los documentos electrónicos; dicho sistema permitirá que cada
documento electrónico en el momento de su perfeccionamiento, sea firmado
digitalmente por su autor, y luego alojado en el Repositorio Único de
Documentos Oficiales (RUDO), cuya implementación resulta necesario aprobar,
cumpliendo los resguardos previstos en el artículo 12 mencionado, respecto de
su accesibilidad, origen, destino, fecha y hora de su generación, envío y/o recepción.
Que en ese marco, es
premisa del Gobierno Nacional implementar mecanismos tendientes a mejorar la
gestión pública en términos de calidad y eficiencia, avanzando en el uso de
herramientas tecnológicas que permitan una mejor utilización de la información
de la Administración.
Que el Decreto N° 13/16
estableció entre los objetivos de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA
del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN el de entender en el marco regulatorio del
régimen relativo a la validez legal del documento y firma digital, así como
intervenir en aquellos aspectos vinculados con la incorporación de estos
últimos a los circuitos de información del Sector Público Nacional y con su
archivo en medios alternativos al papel.
Que a mayor abundamiento,
la citada SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA entiende en las propuestas
e iniciativas de transformación, innovación, mejora continua e integración de
los procesos transversales y sistemas centrales de soporte de gestión del
Sector Público Nacional, a partir del desarrollo y coordinación de políticas,
marcos normativos, capacidades, instrumentos de apoyo y plataformas
tecnológicas.
Que el Decreto N° 561/16
aprueba la implementación del sistema de Gestión Documental Electrónica - GDE-
como sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración
de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Sector Público
Nacional, actuando como plataforma para la implementación de gestión de
expedientes electrónicos, a partir de la generación de los distintos documentos
electrónicos que forman parte de los mencionados expedientes, y que son
firmados digitalmente y archivados en dicho sistema.
Que a su vez, resulta
necesario establecer que los documentos en soporte electrónico generados a
partir de originales en cualquier otro soporte de acuerdo con los
procedimientos que fije la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA, tienen
idéntica eficacia y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel,
conforme los términos del artículo 293 y concordantes del Código Civil y
Comercial de la Nación.
Que la digitalización de
documentos y expedientes posee ventajas jurídicas y administrativas que garantizan,
entre otras cuestiones, su mayor perdurabilidad, la utilización de menor
espacio y/o volumen físico, la recuperación permanente de los contenidos con
pleno valor jurídico y probatorio y la simplificación de su búsqueda y
consulta.
Que resulta necesario
contar con una infraestructura tecnológica de almacenamiento de documentos
electrónicos, así como con un procedimiento que comprenda la captura de
información y las aplicaciones destinadas a la gestión de los documentos
electrónicos, que garanticen altos niveles de confianza e integridad,
preservando la estabilidad, accesibilidad permanente, perdurabilidad,
inmutabilidad e inalterabilidad de los documentos generados y alojados en el
sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE).
Que, en consecuencia, es
condición indispensable alojar la totalidad de los documentos electrónicos
obrantes en el sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) en un único
repositorio centralizado que garantice su integridad, resguardo, accesibilidad
y disponibilidad.
Que en este sentido,
corresponde a la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE
MODERNIZACIÓN dictar el procedimiento de digitalización con validez jurídica de
aquellos documentos de gestión que obran en soporte papel en la Administración
Pública Nacional.
Que a su vez, resulta
necesario destacar que la DIRECCIÓN NACIONAL DEL REGISTRO OFICIAL, dependiente
de la SUBSECRETARÍA TÉCNICA de la SECRETARÍA LEGAL Y TÉCNICA de la PRESIDENCIA
DE LA NACIÓN, viene llevando a cabo, en el marco de la modernización del
Boletín Oficial de la República Argentina, la incorporación de tecnologías,
procesos y criterios de búsqueda con la finalidad de abarcar el proceso de
registro y digitalización de diversa documentación en formato papel.
Que consecuentemente, y a
los efectos de aprovechar la capacidad instalada, corresponde establecer que la
SECRETARÍA LEGAL Y TÉCNICA de la PRESIDENCIA DE LA NACIÓN intervendrá en el
proceso de registro y digitalización de archivos correspondientes a la
Administración Pública Nacional, por intermedio de la DIRECCIÓN NACIONAL DEL
REGISTRO OFICIAL y de la DIRECCIÓN NACIONAL DEL REGISTRO DE DOMINIOS DE
INTERNET.
Que se ha expedido la
SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN en
el ámbito de su competencia.
Que ha tomado la
intervención de su competencia la DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS de la
SUBSECRETARÍA DE COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN.
Que la presente medida se
dicta en virtud de lo dispuesto por el artículo 99, inciso 1 de la CONSTITUCIÓN
NACIONAL.
Por ello,
EL PRESIDENTE
DE LA NACIÓN ARGENTINA
DECRETA:
ARTÍCULO 1º — Los
documentos y expedientes generados en soporte electrónico y los reproducidos en
soporte electrónico a partir de originales de primera generación en cualquier
otro soporte, digitalizados de acuerdo al procedimiento que establezca la
SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, son
considerados originales y tienen idéntica eficacia y valor probatorio que sus
equivalentes en soporte papel, en los términos del artículo 293 y concordantes
del Código Civil y Comercial de la Nación.
ARTÍCULO 2° — Los
documentos y expedientes producidos en primera generación en soporte papel
deberán ser digitalizados siguiendo el procedimiento que fije la SECRETARÍA DE
MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA y perderán su condición jurídica de original,
pudiendo ser destruidos u otorgarse a los mismos el destino que la autoridad
competente determine.
ARTÍCULO 3° — Apruébase la
implementación del REPOSITORIO ÚNICO DE DOCUMENTOS OFICIALES (RUDO) como parte
integrante del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE), con la función
de centralizar, contener y conservar la totalidad de documentos electrónicos
obrantes en dicho sistema, asegurando su integridad, accesibilidad y
disponibilidad.
ARTÍCULO 4° — Facúltase a
la SECRETARÍA DE MODERNIZACION ADMINISTRATIVA a dictar las normas operativas,
aclaratorias y complementarias relativas a la conservación y plazos de guarda
de los documentos electrónicos y expedientes en el Sistema de Gestión
Documental Electrónica (GDE), así como para el proceso de digitalización,
archivo y conservación de documentos de gestión en soporte papel en el ámbito
del sector público nacional.
ARTÍCULO 5° — Las
entidades y jurisdicciones contempladas en el artículo 8° de la Ley N° 24.156
deberán digitalizar los documentos y expedientes en soporte papel siguiendo el
procedimiento determinado por la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA.
ARTÍCULO 6° — La
SECRETARÍA LEGAL Y TÉCNICA de la PRESIDENCIA DE LA NACIÓN intervendrá en el
proceso de registro y digitalización de archivos correspondientes a la
Administración Pública Nacional.
ARTÍCULO 7° — La Dirección
General del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN dependiente de la SUBSECRETARÍA DE
INTERIOR de la SECRETARÍA DE INTERIOR del MINISTERIO DEL INTERIOR, OBRAS
PÚBLICAS Y VIVIENDA definirá los documentos y expedientes digitalizados que
deberán conservarse en soporte original debido a su valor histórico.
ARTÍCULO 8° — La Dirección
General del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN intervendrá operativamente en la
rehabilitación de expedientes electrónicos alojados con guarda temporal en el
Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE).
ARTÍCULO 9° — Deróganse los
Decretos Nros 232 del 29 de enero de 1979 y 1571 del 9 de octubre de 1981.
ARTÍCULO 10. —
Comuníquese, publíquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial y
archívese. — MACRI. — Rogelio Frigerio. — Andrés H. Ibarra.