Decreto 561/2016
Apruébase la
implementación del sistema de Gestión Documental Electrónica —GDE—
Bs. As., 06/04/2016
VISTO la Ley N° 25.506, el
Decreto N° 2628 del 19 de diciembre del 2002, el Decreto N° 333 del 19 de
febrero de 1985, el Decreto N° 13 de fecha 10 de diciembre de 2015, el Decreto
N° 13 del 5 de enero de 2016 y el Expediente N° CUDAP: EXP-JGM 0005914/2016, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley N° 25.506
establece el valor jurídico del documento electrónico, la firma electrónica y
la firma digital, y en su artículo 48 dispone que el Estado Nacional, dentro de
las jurisdicciones y entidades comprendidas en el artículo 8° de la Ley N°
24.156, promoverá el uso masivo de la firma digital de tal forma que posibilite
el trámite de los expedientes por vías simultáneas, búsquedas automáticas de la
información y seguimiento y control por parte del interesado, propendiendo a la
progresiva despapelización.
Que por el artículo 23
octies de la Ley de Ministerios (Ley N° 22.520, texto ordenado por Decreto N°
438/92, y sus modificatorias), se estableció entre las competencias del
MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN las de diseñar, coordinar e implementar la
incorporación y mejoramiento de los procesos, tecnologías, infraestructura
informática y sistemas y tecnologías de gestión de la Administración Pública
Nacional; actuar como Autoridad de Aplicación del régimen normativo que
establece la infraestructura de firma digital para el sector público nacional;
e intervenir en el desarrollo de sistemas tecnológicos con alcance transversal
o comunes a los organismos y entes de la Administración Pública Nacional,
Centralizada y Descentralizada.
Que la creación del
MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN se enmarca en las políticas del Gobierno Nacional
tendientes a impulsar la jerarquización del empleo público y su vínculo con las
nuevas formas de gestión que requiere un Estado moderno, como así también en el
desarrollo de tecnologías aplicadas a la Administración Pública Nacional
Centralizada y Descentralizada, que acerquen al ciudadano a la gestión de la
Administración Pública Nacional.
Que por el Decreto N°
13/16 se encomienda a la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del
MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, entre otras, las funciones de entender en las
propuestas e iniciativas de transformación, innovación, mejora continua e
integración de los procesos transversales y sistemas centrales de soporte de
gestión del Sector Público Nacional, a partir del desarrollo y coordinación de
políticas, marcos normativos, capacidades, instrumentos de apoyo y plataformas
tecnológicas; y en el marco regulatorio del régimen relativo a la validez legal
del documento y firma digital, así como intervenir en aquellos aspectos
vinculados con la incorporación de estos últimos a los circuitos de información
del Sector Público Nacional y con su archivo en medios alternativos al papel.
Que el fortalecimiento de
las capacidades institucionales del Sector Público Nacional requiere la
implementación de sistemas electrónicos de gestión documental, con el objetivo
de acelerar los trámites, aumentar la transparencia, facilitar el acceso a la
información, posibilitar la integración e interoperabilidad de los sistemas de
información y dotar a los organismos de una herramienta moderna para elevar la
calidad de la gestión.
Que en el marco de la
política de modernización de la Administración Pública que impulsa el Gobierno
Nacional, resulta necesario implementar en el ámbito del Sector Público
Nacional la paulatina y progresiva incorporación de diversas tecnologías a los
trámites, actuaciones y procedimientos de la Administración de modo de dotarlos
de mayores niveles de eficiencia, transparencia y accesibilidad.
Que actualmente se
encuentran en desarrollo diversos proyectos encaminados a la digitalización de
procesos tales como el sistema de compras electrónicas, el sistema de gestión
integral de recursos humanos y el sistema de gestión documental; estos procesos
requieren ineludiblemente del desarrollo de una plataforma horizontal que
permita la creación, registro y archivo de documentos electrónicos.
Que el empleo de dichos
medios informáticos y telemáticos en la sustanciación de las actuaciones y los
expedientes administrativos, permitirá mayor control y seguridad en la
tramitación de los mismos; posibilitará una única numeración y minimizará la
utilización de documentos basados en papel, sin menoscabo alguno a la seguridad
jurídica.
Que paralelamente, con la
adopción de dichas medidas, se logrará incrementar el acceso a la información
pública por parte de la ciudadanía y se permitirá alcanzar mayor celeridad y
simplificación en las gestiones administrativas.
Que es necesario disponer
de una plataforma de gestión de expedientes y administración electrónica, que
incluya la compatibilidad y optimización de los procedimientos internos de
gestión, reemplazando los expedientes en papel por expedientes electrónicos
integrados en su totalidad por documentos digitales para lograr la
despapelización de la administración pública tal como lo prevé la Ley N°
25.506.
Que para reemplazar el
expediente en papel por el expediente electrónico, se requiere de un sistema
electrónico de gestión documental que contenga y administre todas las reglas
para generar y almacenar digitalmente documentos oficiales electrónicos,
incluyendo funciones tales como generación, comunicación, firma individual y
firma conjunta entre funcionarios, guarda y conservación, búsquedas por contenido,
niveles de acceso, asignación de fecha y hora, y otras funcionalidades que
garanticen la disponibilidad de la documentación oficial.
Que el Sector Público
Nacional debe dotarse de una infraestructura tecnológica robusta, escalable,
sustentable en el tiempo y eficiente, que tenga en miras aumentar la
productividad, establecer una estrategia común de implementación de sistemas,
evitar la diversidad de tecnologías tanto de software como de hardware,
proporcionar servicios avanzados de desarrollo, y facilitar la implantación.
Que las entidades y
jurisdicciones que componen el Sector Público Nacional cuentan con diferentes
sistemas de gestión documental, entre los que se encuentra el ComDoc, pero
ninguno de ellos es totalmente electrónico sino que mantienen el expediente en
papel en forma simultánea.
Que es necesario entonces
unificar el sistema de gestión documental mediante el uso compartido de un
mismo sistema que permita la tramitación integral en formato electrónico, pases
entre organismos y accesos remotos, reemplazando el uso del papel.
Que el Decreto N° 333/85
por el cual se aprueban las normas para la elaboración, redacción y
diligenciamiento de actos y documentación administrativa que se utilizan en las
actuaciones realizadas en soporte papel, no resulta de aplicación a los
documentos electrónicos dadas las características tecnológicas de los sistemas
informáticos.
Que a fin de optimizar la
política de implementación de sistemas transversales para la administración
pública, es necesario fortalecer el funcionamiento de la Infraestructura de
Firma Digital de la República Argentina mediante la asignación de las funciones
y obligaciones establecidas en los artículos 13 y 14 del Decreto N° 2628/02 a
la SECRETARIA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA y al MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN
y la función de organismo auditante a la SINDICATURA GENERAL DE LA NACIÓN.
Que han tomado debida
intervención la DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS del MINISTERIO DE
MODERNIZACIÓN y la DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS de la SECRETARÍA
LEGAL Y TÉCNICA de la PRESIDENCIA DE LA NACIÓN.
Que la presente medida se
dicta en ejercicio de las atribuciones conferidas por el artículo 99, incisos 1
y 2 de la CONSTITUCIÓN NACIONAL.
Por ello,
EL PRESIDENTE
DE LA NACIÓN ARGENTINA
DECRETA:
Artículo 1° — Apruébase la
implementación del sistema de Gestión Documental Electrónica —GDE— como sistema
integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de
movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional.
Dicho sistema actuará como plataforma para la implementación de gestión de
expedientes electrónicos.
Art. 2° — Las entidades y
jurisdicciones enumeradas en el artículo 8° de la Ley N° 24.156 que componen el
Sector Público Nacional, deberán utilizar el sistema GDE para la totalidad de
las actuaciones administrativas, de acuerdo al cronograma que fije el
MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, en reemplazo del ComDoc u otros sistemas de
gestión documental en uso.
Art. 3° — Desígnase a la
SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, o a
quién ésta designe, como administradora del sistema GDE y en consecuencia le
compete:
a) Administrar en forma
integral el Sistema;
b) Habilitar a los
administradores locales;
c) Actualizar el
nomenclador de actuaciones y de tratas;
d) Actualizar las tablas
referenciales;
e) Asignar usuarios y
permisos;
f) Auditar y controlar el
funcionamiento, los usuarios y el ingreso de datos al sistema;
g) Capacitar y prestar
asistencia a los administradores locales del sistema.
Art. 4° — A los fines de
la implementación y funcionamiento del sistema GDE, en los Ministerios,
Secretarías y demás organismos que integran el Sector Público Nacional, su
máxima autoridad designará los funcionarios que actuarán como Administradores
Locales.
Art. 5° — Al Administrador
Local le compete:
a) Habilitar a los
usuarios internos y asignarles los niveles de autorización operativa;
b) Actualizar las tablas
de sectores internos de la repartición;
c) Capacitar y prestar
asistencia a los usuarios internos de la repartición.
Art. 6° — Facúltase a la
SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN a
dictar las normas complementarias, aclaratorias y operativas necesarias para la
implementación del sistema aprobado por el artículo 1° del presente, y el
funcionamiento de los sistemas informáticos de gestión documental.
Art. 7° — La SECRETARÍA DE
MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA, a través de la SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVA, brindará la asistencia técnica y capacitación necesarias para
la implementación y funcionamiento del sistema GDE en el Sector Público
Nacional.
Art. 8° — Asígnanse al
MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, en su carácter de Autoridad de Aplicación de la
Infraestructura de Firma Digital de la República Argentina, las funciones
establecidas en los incisos a), d) e i) del artículo 13 del Decreto N° 2628/02.
Asimismo, fijará los aranceles establecidos en el artículo 16 del citado
Decreto N° 2628/02.
Art. 9° — Asígnanse a la
SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, las
funciones establecidas en los incisos b), c), e), f), g), h), j), k), I), m),
n), o) y p) del artículo 13 y las obligaciones definidas en el artículo 14,
ambas del Decreto N° 2628/02.
Art. 10. — Instrúyese a la
SINDICATURA GENERAL DE LA NACIÓN para realizar las auditorías previstas en el
Capítulo VII de la Ley N° 25.506. Los certificadores licenciados o en proceso
de licenciamiento pertenecientes al sector privado abonarán el arancel de
auditoría que fije el ente licenciante.
Art. 11. — Las normas
contenidas en el Decreto N° 333/85 y sus normas complementarias y
modificatorias no se aplican al sistema que se aprueba en el Artículo 1°.
Art. 12. — Comuníquese,
publíquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial y archívese. —
MACRI. — Marcos Peña. — Andrés H. Ibarra.