Disposición  455-1998-AFIP

Procedimientos de archivo, plazos y desafectación de documentación

(Texto Actualizado)

Buenos Aires, 21 de Julio de 1998.

VISTO los Decretos N° 1156 del 14 de octubre de 1996, N° 1589 del 19 diciembre de 1996 y N° 618 del 10 de julio de 1997, y

CONSIDERANDO:

Que por los mencionados decretos se fusionaron la Administración Nacional de Aduanas y la Dirección General Impositiva y se creó la Administración Federal de Ingresos Públicos, ordenándose asimismo su competencia, facultades, derechos y obligaciones.

Que por las Disposiciones N° 3010/71 (DGI), 3187/72 (DGI), 3266/73 (DGI) y 4706/80 (DGI) e Instrucción General Conjunta N° 3/97 (DRM), N° 1/97 (DSG) y N° 1/97 (DOyM), se establecieron los plazos generales y especiales de conservación y archivo permanente de documentación, formación de paquetes y eliminación para la ex Dirección General Impositiva.

Que por las Resoluciones N° 4616/80 (ANA) y 3432/84 (ANA), las Disposiciones N° 89/98 (ANA) y N° 105/98 (DGA) y la Instrucción General N° 6/98 (DGA), se establecieron las normas relativas al funcionamiento del ex Centro Documental Aduanero, remisión de documentos y plazos de vigencia de la documentación y que por la Resolución N° 310/88 (ANA) se instituyeron las normas para la identificación, ordenamiento y vigencia de documentación aduanera con interrupción de plazos de prescripción.

Que por la Disposición N° 317/98 (AFIP) se constituyeron las Comisiones de Selección Documental de esta Administración Federal.

Que razones de orden administrativo y funcional hacen aconsejable establecer una única normativa en materia de plazos precaucionales de conservación de los antecedentes documentales de esta Administración Federal de Ingresos Públicos, como así también de los procedimientos que reglamenten todo el accionar relacionado con la documentación del Organismo.

Que en uso de las atribuciones que le confiere el artículo 6° del Decreto N° 618 de fecha 10 de julio de 1997, procede disponer en consecuencia.

Por ello,
EL ADMINISTRADOR FEDERAL  DE LA ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS
DISPONE:

ARTICULO 1°.- Apruébanse los plazos de conservación y procedimientos contenidos en los Anexos I a VI, que forman parte de la presente.

ARTICULO 2°.- Delégase en la Dirección de Secretaría General la facultad para disponer la fecha de vigencia de los Anexos II, III y IV de la presente.

ARTICULO 3°.- Delégase en la Dirección de Secretaría General la facultad de suscribir el acto administrativo que ordene la eliminación de documentos –Anexo I punto 3.2.2. Decreto N° 1571/81- y en las jefaturas de Región cuando corresponda.

ARTICULO 4°.- Delégase en la Dirección de Secretaría General la representación de esta Administración Federal para toda tramitación ante la DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.

ARTICULO 5°.- Deróganse las Disposiciones N° 3010/71, 3187/72, 3266/73 y 4706/80 e Instrucción General Conjunta N° 3/97 (DRM), 1/97 (DSG) y 1/97 (DOyM) de la ex-Dirección General Impositiva, las Resoluciones N° 4616/80, 3432/84 y 310/88 de la ex Administración General de Aduanas y las Disposiciones N° 89/98 y 105/98 e Instrucción General N° 6/98 de la Dirección General de Aduanas.

ARTICULO 6°.- Regístrese, comuníquese, remítase copia a la DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cumplido archívese.

ANEXO I

I.1. CLASIFICACION DE LA DOCUMENTACION.

I.1.1. DOCUMENTACION OPERATIVA-ADMINISTRATIVA:

I.1.1.2. Definición:
Son aquellos documentos que cumplen una función administrativa (Decreto N° 1571/81).

I.1.1.3. Tipos de Documentación Operativa-Administrativa:
.       Documentos de Personal.

·       Documentos de Control.

·       Documentación Financiera.

·       Otra documentación operativa-administrativa.

I.1.2. DOCUMENTACION SUSTANTIVA:

I.1.2.1. Definición:

Son aquellos documentos que son creados en cumplimiento de los objetivos del Organismo (Decreto N° 1571/81).

I.1.2.2.  Tipos de Documentación Sustantiva:
·       Documentación DGA.

·       Documentación DGI.

I.2. PLAZOS DE CONSERVACION.

I.2.1. PLAZOS DE CONSERVACION DE LA DOCUMENTACION OPERATIVA-ADMINISTRATIVA:

(•) DE CONSERVACION PERMANENTE SI CORRESPONDE AGREGARSE AL LEGAJO PERSONAL DEL AGENTE.

(•) DE CONSERVACION PERMANENTE SI CORRESPONDE AGREGARSE AL LEGAJO PERSONAL DEL AGENTE.

(•) DE CONSERVACION PERMANENTE SI CORRESPONDE AGREGARSE AL LEGAJO PERSONAL DEL AGENTE.

I.2.2  PLAZOS DE CONSERVACION DE LA DOCUMENTACION SUSTANTIVA:

 

 

I.2.3. Propuestas sobre Reducción o Ampliación de los términos de Conservación:

I.2.3.1. Los plazos indicados, podrán reducirse o ampliarse en casos excepcionales debidamente fundados por las Direcciones -o unidades orgánicas equivalentes-, teniendo en cuenta la naturaleza de los antecedentes y la necesidad de su conservación, desde el punto de vista legal, jurídico, administrativo, histórico, de consulta, etc.

I.2.3.2. Toda propuesta sobre reducción o ampliación de los términos de conservación establecidos, así como también sobre casos excepcionales de archivo permanente, deberá dirigirse a la Dirección de Secretaría General para someterla a consideración de los Organismos rectores en la materia para el ámbito de la Administración Pública Nacional, previo dictamen del servicio jurídico competente.

ANEXO II
REMISION DE DOCUMENTACION
(áreas metropolitanas -excepto Regiones-)

(Anexo según Disposición  AFIP Nº 818/99)

II.1 PROCEDIMIENTO DE REMISION DE DOCUMENTACION PARA SU GUARDA (áreas metropolitanas -excepto documentación sustantiva de la Dirección General de Aduanas y Regiones de la Dirección General Impositiva-).

II.1.1. Las distintas áreas del ámbito metropolitano, -excepto documentación sustantiva de la Dirección General de Aduanas y Regiones de la Dirección General Impositiva- y que como mínimo posean nivel de División o para las áreas de la Dirección General de Aduanas nivel de Sección, deberán remitir la documentación que tengan en sus propios archivos para su guarda a la Oficina "A" dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, a fin de continuar con el cumplimiento de sus términos de conservación -de acuerdo a lo establecido en el Anexo I vigente-.

II.1.2. Para la remisión de documentación las áreas remitentes colocarán los antecedentes en cajas de tamaño uniforme (30 cm x 40 cm x 12,5 cm).

II.1.3. Las áreas remitentes procederán a identificar las cajas a enviar, adhiriendo en el frente de las mismas un "Rótulo Identificatorio" -Form. N° 1006-.

II.1.4. Las áreas remitentes deberán completar en su totalidad los campos estipulados en el "Rótulo Identificatorio" -Form. N° 1006-, los cuales se detallan a continuación:
a) Dependencia de origen (mínimo nivel de División o para las áreas de la Dirección General de Aduanas mínimo nivel de Sección).
b) Número identificatorio de caja.
La identificación se compondrá de una numeración correlativa -a partir del N° 1 y secuencialmente dentro del año- y el año del envío (N° 1/99, N° 2/99, N° 3/99, ...., n/99).
c) Fecha de envío.
d) Fecha de vencimiento.
Para el establecimiento de la fecha de vencimiento, se deberá tener en consideración los plazos de conservación establecidos en el Anexo I vigente-.
Las dependencias que funcionan en el ámbito metropolitano -excepto Regionesfijarán la fecha de expiración de permanencia de las cajas, al 30 de junio y al 31 de diciembre de cada año calendario, a efectos de unificar los períodos de su eliminación.
e) Firma del responsable (mínimo Jefe de División o para las áreas de la Dirección General de Aduanas mínimo nivel de Sección).

II.1.5. Las áreas remitentes deberán confeccionar por duplicado, mediante el "Sistema Informático de Gestión de Documentación" -en adelante denominado "Sistema Arper"- el "Inventario de Contenido" de cada caja, firmado por su titular (mínimo Jefe de División o para las áreas de la Dirección General de Aduanas mínimo nivel de Sección).
El original del "Inventario de Contenido" deberá agregarse como último documento en la caja bajo la responsabilidad del citado funcionario, y el duplicado deberá quedar archivado en la dependencia -por número de caja-.

II.1.6. Las cajas deberán estar convenientemente cerradas por las áreas remitentes mediante una faja de seguridad, de tal forma que imposibiliten la apertura y garanticen el contenido de las mismas, pero que permita la lectura del "Rótulo Identificatorio" -Form. N° 1006-.
Por consiguiente, cada caja deberá contar con su respectiva faja de seguridad y "Rótulo Identificatorio" -Form. N° 1006-, caso contrario la Oficina "A" procederá a la no recepción y rechazo de la misma.

II.1.7. No podrán incluirse en una misma caja antecedentes de diferente tiempo de conservación, y en lo posible deberán contener documentación de naturaleza similar.
Por otra parte, se procederá a completar todo el volumen disponible de las cajas, con el fin de evitar su deterioro, y la documentación deberá depositarse sin biblioratos, carpetas o cualquier otro sistema de archivo.

II.1.8. Para el envío de las cajas se confeccionará por el "Sistema Arper" un "Remito de Caja de Documentación" por triplicado, debiéndose acompañar con las cajas el original y el duplicado, permaneciendo el triplicado en la dependencia a la espera del duplicado conformado.

II.1.9. Para la remisión de las cajas, el área remitente comunicará mediante nota a la Oficina "A" dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo la cantidad que conforma el envío.

II.1.10. La Oficina "A" establecerá si el envío se practicará por medio del correo habitual o gestionará ante el Departamento Servicios, los requerimientos de transporte y de personal para la tarea, comunicando tal decisión por nota al área remitente.
Por otra parte, independientemente del modo en que se realice el traslado de las cajas, un agente del área remitente deberá estar presente en la Oficina "A", dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, para la recepción formal de las cajas.

II.1.11. La Oficina "A", ante la presencia del agente del área remitente, controlará que las cajas cumplan con las condiciones establecidas en el punto II.1.6., y verificará que estén amparadas por un "Remito de Caja de Documentación".

II.1.12. Si cumple con las condiciones del punto II.1.6., la Oficina "A" registrará en el "Sistema Informático de Archivo" -en adelante denominado "Sistema Kronos"- el ingreso de cada caja.
Si no cumple las condiciones indicadas, no se aceptará el ingreso de la caja, entregándose la misma al agente del área remitente que se encuentre presente.

II.1.13. La Oficina "A", procederá a firmar y sellar el duplicado del "Remito de Caja de Documentación" para su entrega al representante del área remitente, y archivará el original.

II.1.14. Las áreas remitentes ingresarán al "Sistema Arper" la fecha de recepción y archivarán el duplicado conformado del "Remito de Caja de Documentación", destruyendo el triplicado del citado remito.

II.1.15. La Oficina "A" dispondrá el almacenamiento de la caja en la posición asignada por el "Sistema Kronos".

II.2 PROCEDIMIENTO DE REMISION DE DOCUMENTACION PARA SU GUARDA
(documentación sustantiva del Sistema Infomático María de las áreas metropolitanas de la Dirección General de Aduanas).

II.2.1. Las áreas del ámbito metropolitano de la Dirección General de Aduanas que no se hallen habilitadas para el envío de documentación sustantiva a archivo, remitirán dicha documentación a las dependencias que hayan sido designadas para el cumplimiento del mencionado procedimiento. El envío de la documentación que deba ser archivada, será acompañado de una nota con el detalle de los documentos cuya remisión a archivo esté siendo solicitada.
La Dirección General de Aduanas (o las dependencias que tengan delegadas la función de designar áreas encargadas de remitir documentación a archivo) deberá comunicar por nota a la Dirección de Secretaría General y a la Sección "B" dependiente de esa Dirección, la nómina inicial de dependencias autorizadas para la recuperación de la documentación, y las novedades que pudieran producirse en el futuro, dentro de dicha nómina.

II.2.2. Para la remisión de documentación sustantiva a la Sección "B" dependiente de la Dirección de Secretaría General las áreas designadas por la Dirección General de Aduanas colocarán los antecedentes en cajas de tamaño uniforme (30 cm x 40 cm x 12,5 cm) que contendrán hasta un máximo de CUARENTA (40) documentos y procederán de acuerdo a lo normado en los puntos II.1.3 y II.1.4., con excepción de los incisos a), b) y e) del punto II.1.4., donde deberá considerarse a las áreas designadas en cuestión (sin tener en cuenta la mención de nivel de División o de Sección), la firma del responsable de la dependencia designada remitente (sin considerar como mínimo nivel de División o de Sección) y el Número de Ruta del “Sistema Informático María” (en lugar de Número Identificatorio de Caja).

II.2.3. Las áreas remitentes designadas por la Dirección General de Aduanas deberán registrar el envío en el “Sistema Informático María” y emitir por cuadruplicado la Ruta numerada correspondiente, firmadas por su titular.
El original, duplicado y triplicado de la Ruta del “Sistema Informático María” se enviarán con la caja para su conformidad y el cuadruplicado deberá quedar archivado en la dependencia a la espera del triplicado conformado.
Además, confeccionará nota autorizando a un agente para la realización de la tarea.

II.2.4. Las cajas deberán estar convenientemente cerradas, pero no llevarán faja de seguridad, debiendo observarse la cantidad máxima de CUARENTA (40) documentos por caja y lo normado en el punto II.1.7.

II.2.5. Para el envío de las cajas se deberá proceder con lo normado en los puntos II.1.9. y II.1.10., interviniendo la Sección "B" dependiente de la Dirección de Secretaría General en lugar de la Oficina "A" dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo.

II.2.6. La Sección "B", ante la presencia del agente del área remitente designada por la Dirección General de Aduanas recibirá las cajas con las Rutas del “Sistema Informático María”, procediendo a cotejar la documentación de cada caja con el detalle incluido en la Ruta del “Sistema Informático María”.

II.2.7. En el caso que la Ruta contenga documentos que no se hallen en el envío, dichos documentos serán tachados de las Rutas -original, duplicado y triplicado- en forma previa a otorgar la conformidad de su recepción. Asimismo la Sección “B” de la Dirección de Secretaría General deberá registrar en el “Sistema Informático María“, los documentos que, habiendo sido incluidos en la ruta, no hayan sido recibidos.
En caso que se remitieran documentos que no hayan sido incluidos en la ruta de remisión, los mismos no deberán ser recibidos por la Sección “B”.

II.2.8. La Sección "B" procederá a conformar el ingreso de la documentación sustantiva, en donde el agente receptor intervendrá los ejemplares de la Ruta del “Sistema Informático María”, dejando expresa constancia de los documentos observados y no recepcionados, asentando su firma, aclaración y número de legajo en prueba de conformidad y fecha de la recepción. Archivará la nota de autorización del agente junto con el original de la Ruta del “Sistema Informático María”, agregará el duplicado en la caja correspondiente y entregará el triplicado al representante del área remitente.
Asimismo, en caso de existir documentos no recepcionados y tachados, el agente autorizado por el área remitente deberá firmar los ejemplares de la Ruta del "Sistema Informático María", convalidando los documentos tachados.

II.2.9. Las áreas remitentes designadas por la Dirección General de Aduanas, una vez recibido el triplicado de la Ruta conformada por la Sección “B”, deberán controlar que los documentos que hayan sido tachados de la Ruta de remisión por parte de la Sección “B” de la Dirección de Secretaría General y el agente autorizado por el área remitente previo a su recepción (de acuerdo a lo establecido en los puntos II.2.7. y II.2.8), coincidan con los que se hallan marcados como “no recibidos” por dicha Sección en el “Sistema Informático María” (de acuerdo a lo establecido en el punto II.2.7).
De resultar conforme dicho control, las áreas intervinientes registrarán en el “Sistema Informático María” la confirmación del envío a la Sección “B” de las Rutas de remisión correspondientes y archivarán el triplicado conformado destruyendo el cuadruplicado.
En caso que existan divergencias entre los documentos tachados en la Ruta y los que se hallan marcados como “no recibidos” en el “Sistema Informático María”, las dependencias designadas por la Dirección General de Aduanas para el envío de la documentación para su guarda, remitirán Nota a la Sección “B” con detalle de las anomalías detectadas para su conciliación.
De persistir las diferencias, emitirán a través del “Sistema Informático María” las Rutas observadas, remitiendo un ejemplar (acompañando copia de los triplicados recibidos de la Sección “B” correspondientes) a la Subdirección General de Contralor y a la Dirección de Auditoría para la intervención que les compete.

II.2.10. La Sección "B" ingresará en el “Sistema Kronos” el Número de la Ruta emitida por el “Sistema Informático María” -que servirá como referencia para ubicar la documentación- y dispondrá el almacenamiento de la caja en la posición asignada por el “Sistema Kronos”.

II.3. PROCEDIMIENTO DE REMISION DE DOCUMENTACION PARA SU GUARDA
(documentación sustantiva de los Sistemas SIDIN y DUA de las áreas metropolitanas de la Dirección General de Aduanas).

II.3.1. Para la remisión de documentación sustantiva registrada a través de los sistemas SIDIN y DUA las áreas designadas por la Dirección General de Aduanas colocarán los antecedentes en cajas de acuerdo a lo señalado en el punto II.2.2 y emitirán las rutas de remisión en forma manual o a través de los sistemas actualmente en uso en PC.
La numeración a asignarse será correlativa por Aduana y por año, asignándose a partir del número 500.000, para la documentación de exportación y a partir del número 700.000 para documentación de importación.

II.3.2. Las rutas se emitirán por cuadruplicado, debiendo ser firmadas por el titular de la dependencia emisora. El original, duplicado y triplicado se enviarán con la caja para su conformidad y el cuadruplicado deberá quedar archivado en la dependencia a la espera del triplicado conformado. Además la dependencia remitente deberá confeccionar una nota autorizando a un agente para la realización de la tarea.

II.3.3. El procedimiento posterior se ajustará a lo señalado en los puntos II.2.4. a II.2.6. (en este caso se cotejará la documentación incluida en cada caja con la Ruta emitida por las dependencias de la Dirección General de Aduanas).

II.3.4. En el caso de que la ruta contenga documentos que no se hallen en el envío, dichos documentos serán tachados de la ruta -original, duplicado y triplicado- en forma previa a otorgar la conformidad de su recepción.
En caso que se remitieran documentos que no hayan sido incluidos en la Ruta de remisión, los mismos no deberán ser recibidos por la Sección “B”.

II.3.5. La Sección “B” procederá a conformar el ingreso de la documentación sustantiva, para lo cual el agente receptor deberá intervenir los ejemplares de la Ruta de remisión, dejando expresa constancia de los documentos observados y no recibidos, asentando su firma, aclaración y número de legajo en prueba de conformidad y fecha de recepción. Archivará la nota de autorización del agente junto con el original de la ruta de remisión, agregará el duplicado en la caja correspondiente y entregará el triplicado al representante del área remitente.
Asimismo, en caso de existir documentos no recepcionados y tachados, el agente autorizado por el área remitente deberá firmar los ejemplares de la Ruta de remisión, convalidando los documentos tachados.
Las áreas remitentes, una vez recibido el triplicado de la ruta debidamente conformado, archivarán el mismo, y destruirán el cuadruplicado.

II.3.6. La Sección “B” ingresará en el “Sistema Kronos” el número de la Ruta emitida por las dependencias de la Dirección General de Aduanas –que servirá como referencia para ubicar la documentación- y dispondrá el almacenamiento de la caja en la posición asignada por el “Sistema Kronos”.

II.4. PROCEDIMIENTO DE REMISION DE EXPEDIENTES PARA SU GUARDA (áreas metropolitanas -excepto Regiones-).

II.4.1. Las dependencias que deban proceder al archivo de un Expediente, deberán girarlo a la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, con indicación expresa de su disposición de archivo y de su plazo de conservación.

II.4.2. No deberán remitirse, bajo ninguna circunstancia los expedientes, a través de una caja a la Sección "B" dependiente de la Dirección de Secretaría General o a la Oficina "A" dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo.

II.4.3. La División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo será la única dependencia encargada del archivo de Expedientes, conforme al procedimiento normado en el apartado II.1.

II.5. PROCEDIMIENTO DE REMISION DE DOCUMENTACION PARA SU DESAFECTACION (áreas metropolitanas -excepto documentación sustantiva de la Dirección General de Aduanas y Regiones de la Dirección General Impositiva).

II.5.1. Las distintas áreas del ámbito metropolitano -excepto Dirección General de Aduanas y Regiones de la Dirección General Impositiva- y como mínimo con nivel de División, deberán remitir a la Oficina "A" la documentación que tengan en sus propios archivos con términos de conservación cumplidos -según Anexo I vigente-, para el procedimiento de su eliminación.

II.5.2. Asimismo, la documentación operativa-administrativa con plazos de conservación cumplidos -según Anexo I vigente- que tengan las áreas metropolitanas de la Dirección General de Aduanas -como mínimo con nivel de Sección- también deberá ser remitida a la Oficina “A” para su correspondiente desafectación.

II.5.3. Las áreas remitentes, observando dentro de lo posible el agrupamiento de documentación de similar naturaleza, deberán conformar dos tipos de cajas con los antecedentes a desafectar, de la siguiente forma:
Cajas con Documentos de Control.
Cajas con el resto de la documentación.

II.5.4. Para la remisión, recepción y registración de cajas con documentación para su desafectación se observará el procedimiento establecido en el apartado II.1.

II.6 PROCEDIMIENTO DE REMISION DE DOCUMENTACION PARA SU DESAFECTACION (documentación sustantiva de las áreas metropolitanas de la Dirección General de Aduanas).

II.6.1. Las distintas áreas del ámbito metropolitano designadas por la Dirección General de Aduanas, deberán remitir a la Sección "B" la documentación sustantiva que tengan en sus propios archivos con términos de conservación cumplidos -según Anexo I vigente-, para el procedimiento de su eliminación.

II.6.2. Para la remisión, recepción y registración de cajas con documentación para su desafectación se observará el procedimiento establecido en los apartados II.2. o II.3. según corresponda.

ANEXO III
RECUPERACION DE DOCUMENTACION
(áreas metropolitanas -excepto Regiones-)

(Anexo según Disposición  AFIP Nº 818-1999)

III.1. PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE DOCUMENTACION (áreas metropolitanas -excepto documentación sustantiva de la Dirección General de Aduanas y Regiones de la Dirección General Impositiva).

III.1.1. El retiro de antecedentes obrantes en las cajas deberá ser pedido únicamente por la dependencia remitente, solicitando la caja completa a la Oficina "A" dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo.

III.1.2. El área solicitante confeccionará por duplicado, mediante el "Sistema Arper", el formulario de "Solicitud de Caja/Documentación Archivada - Autorización" firmado por el responsable de la dependencia -mínimo con nivel de División o para las áreas de la Dirección General de Aduanas mínimo nivel de Sección-.

III.1.3. El agente comisionado para la tarea de recuperación de caja, se presentará en la Oficina "A" dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, con los dos ejemplares de "Solicitud de Caja/Documentación Archivada - Autorización".

III.1.4. La Oficina "A" recepcionará -con firma y sello- los ejemplares de la "Solicitud de Caja/Documentación Archivada - Autorización".
Asimismo, consultará en el "Sistema Kronos" su posición de almacenaje y procederá a su retiro para entregarla al agente autorizado.

III.1.5. El agente autorizado del área solicitante, controlará que la caja observe los requisitos normados en el punto II.1.6., firmará la conformidad en los dos ejemplares de la "Solicitud de Caja/Documentación Archivada - Autorización", reteniendo el duplicado.

III.1.6. La Oficina "A" registrará en el "Sistema Kronos" el egreso de la caja y archivará el original de la "Solicitud de Caja/Documentación Archivada - Autorización" conformado.

III.1.7. El agente autorizado recibirá la caja solicitada optando por las siguientes alternativas:
Alternativa I): Efectuar el retiro de la o las cajas de la Oficina "A", con destino a su dependencia.
Alternativa II): Efectuar la apertura de la caja, en el lugar que designe la Jefatura de la Oficina "A", retirando la documentación necesaria. Para ello deberá atenerse a lo dispuesto en el punto III.1.10. y su dependencia deberá proporcionarle los elementos necesarios para cumplir con los requisitos establecidos en los puntos II.1.5, II.1.6. y II.1.8., excepto la caja que será provista por la Oficina "A".

III.1.8. El área solicitante, registrará en el "Sistema Arper" el recupero de la caja y archivará el duplicado de la "Solicitud de Caja/Documentación Archivada - Autorización" y el original del "Inventario de Contenido" -que se halla en la cajajunto con el "Inventario de Contenido" y "Remito de Caja de Documentación" que se encuentra en la dependencia.

III.1.9. Si el área solicitante estima inconveniente la realización personal de la gestión de recupero de la caja, deberá remitir la "Solicitud de Caja/Documentación Archivada - Autorización" a la Oficina "A".
La Oficina "A" gestionará ante el Departamento Servicios los requerimientos de transporte y de personal para el traslado de cajas.
Confirmado el transporte por el citado Departamento, comunicará por nota al área solicitante la fecha de realización de dicha tarea, a fin de que concurra el agente autorizado de la dependencia para observar el cumplimiento del punto III.1.5.

III.1.10. En caso de reingreso de la caja retirada de la Oficina "A", la misma deberá ser considerada, por la dependencia, como un nuevo envío según el procedimiento establecido en el apartado II.1.

III.2. PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE DOCUMENTACION (documentación sustantiva del Sistema Informático María de las áreas metropolitanas de la Dirección General de Aduanas).

III.2.1. La Dirección General de Aduanas (o las dependencias en las que se delegue la función) designará la nómina de áreas encargadas de solicitar a la Sección “B” de la Dirección de Secretaría General la recuperación de la documentación sustantiva.
Solamente las áreas que hayan sido designadas al efecto, podrán solicitar la recuperación de documentación a la Sección mencionada. El resto de las áreas de la Dirección General de Aduanas deberán requerir por nota a las dependencias responsables, la recuperación de la documentación que se halle en archivo.
La Dirección General de Aduanas (o las dependencias que tengan delegadas la función de designar áreas encargadas de recuperar documentación archivada) deberá comunicar por nota a la Dirección de Secretaría General y a la Sección “B” dependiente de esa Dirección, la nómina inicial de dependencias autorizadas para la recuperación de la documentación, y las novedades que pudieran producirse en el futuro, dentro de dicha nómina.

III.2.2. El área solicitante designada por la Dirección General de Aduanas confeccionará por triplicado una nota firmada por el responsable de la dependencia indicando el número de documento que se requiere, el número de Ruta del “Sistema Informático María” con que fue remitido y apellido y nombres, número de legajo y número de documento del agente comisionado para la tarea.

III.2.3. El agente comisionado para la tarea de recuperación de documentación, se presentará en la Sección "B" dependiente de la Dirección de Secretaría General, con los ejemplares de la nota indicada en el punto anterior.
La Sección "B" recepcionará -con firma y sello- los ejemplares de la nota, consultará en el "Sistema Kronos" -por el número de Ruta indicado en la nota- la posición de almacenaje y procederá al retiro de la documentación para su entrega al agente autorizado.

III.2.4. El agente autorizado por el área solicitante designada por la Dirección General de Aduanas, una vez recibida la documentación, firmará la conformidad en los ejemplares de la nota del punto III.2.2., reteniendo el triplicado.

III.2.5. La Sección "B" registrará en el “Sistema Informático María” el envío de los documentos solicitados (incluyendo los datos de la dependencia solicitante y número de la nota de referencia) y generará a través de dicho sistema una Ruta de remisión (por triplicado) de la documentación solicitada. El agente que retire la documentación deberá firmar los ejemplares de la Ruta en prueba de conformidad, conservando el original.
Posteriormente, la mencionada Sección “B” incorporará los duplicados de la Ruta emitida y de la nota del punto III.2.2 en la caja, en el lugar de la documentación retirada, y archivará el original de la nota junto con el triplicado de la Ruta.

III.2.6. El área solicitante de la Dirección General de Aduanas, una vez recibida la documentación archivará el original de la ruta del punto III.2.5. junto con el triplicado de la nota del punto III.2.2 y registrará en el “Sistema Informático María” la confirmación de la recepción de los documentos. De esta forma, los documentos serán dados de baja de la ruta original para poder ser incluidos en otra ruta en oportunidad de ser nuevamente remitidos para su guarda.

III.2.7. Si el área solicitante designada por la Dirección General de Aduanas estima inconveniente la realización personal del recupero de la documentación, deberá enviar los ejemplares de la nota del punto III.2.2. a la Sección "B", a fin de que remita la documentación.
La Sección "B" gestionará ante el Departamento Servicios los requerimientos de transporte y de personal para el traslado de la documentación.
Confirmado el transporte por el citado Departamento, comunicará por nota al área solicitante la fecha de realización de dicha tarea, a fin de que concurra el agente autorizado de la Dependencia para observar el cumplimiento del punto III.2.4. y firmar la conformidad en los ejemplares de la nota, reteniendo el triplicado.

III.2.8. En el caso de reingreso de la documentación retirada de la Sección "B", la misma deberá ser girada con una nueva Ruta del “Sistema Informático María” y en una nueva caja concordante con la fecha de vencimiento de la documentación.

III.3. PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE DOCUMENTACION (documentación sustantiva de los Sistemas SIDIN y DUA de las áreas metropolitanas de la Dirección General de Aduanas).

III.3.1. En el caso de tratarse de documentación registrada a través de los sistemas SIDIN y DUA, para la recuperación de la misma deberán llevarse a cabo los pasos establecidos en el apartado III.2 (excluyendo el registro en el “Sistema Informático María”).
En el procedimiento descripto, se deberá reemplazar la Ruta de remisión oportunamente emitida, de acuerdo a lo establecido en el punto II.3.1.

III.4. PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE EXPEDIENTES (áreas metropolitanas -excepto Regiones-).

III.4.1. De acuerdo a lo establecido en el apartado II.4. y en el punto III.1.1., para la recuperación de un Expediente se deberá requerir el mismo por nota a la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo.

III.4.2. La División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo -única área autorizada al retiro de cajas conteniendo Expedientes- procederá a su recuperación conforme al procedimiento establecido en el apartado III.1.

ANEXO IV
DESAFECTACION DE DOCUMENTACION
(áreas metropolitanas -excepto Regiones-)

(Anexo según Disposición  AFIP Nº 818/1999)

IV.1. PROCEDIMIENTO DE DESAFECTACION DE DOCUMENTACION (áreas metropolitanas -excepto documentación sustantiva de la Dirección General de Aduanas y Regiones de la Dirección General Impositiva-).

IV.1.1. Con una anticipación de QUINCE (15) días corridos a la fecha de expiración de  permanencia de las cajas que unifica los vencimientos de los plazos precaucionales de la documentación –el 30 de junio y el 31 de diciembre de cada año calendario-, la Oficina “A” dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, procederá al agrupamiento de las cajas que contengan la documentación a desafectar, desagregando aquellas que incluyan documentación de control.
Asimismo, remitirá a la Dirección de Secretaría General una nota en donde conste la cantidad de cajas que se encuentran en tal situación y notificará a las distintas dependencias sus correspondientes cajas que se afectarán al procedimiento de eliminación.

IV.1.2. La Comisión de Selección Documental procederá, a través de una muestra representativa, al control del contenido de cada caja con el respectivo “Inventario de Contenido”.

IV.1.3. En caso de no coincidencia deberá controlar todas las cajas en proceso de eliminación del área cuestionada y labrará un acta indicando las anomalías detectadas, remitiendo copia a la Subdirección General de Contralor, a la Dirección de Auditoría, a la Dirección de Secretaría General y a la dependencia cuestionada, para la intervención que les compete. Las cajas observadas serán separadas del procedimiento de eliminación hasta la resolución de las diferencias detectadas.

IV.1.4. La Comisión de Selección Documental, en función de lo declarado en los “Inventarios de Contenido” que se encuentran en cada caja, procederá a la confección por duplicado de los formularios de “SOLICITUD DE DESAFECTACION” (información global de la documentación a desafectar – Anexo II del Decreto N° 1571/81) y el de “INVENTARIO DE SOLICITUD DE DESAFECTACION” (asiento detallado de las piezas documentales destinadas a eliminar – Anexo II del Decreto N° 1571/81).

IV.1.5. Cumplido el punto precedente, deberá cerrar las cajas mediante una faja de seguridad, quedando las mismas disponibles para su recuperación.

IV.1.6. La Dirección de Secretaría General remitirá la “SOLICITUD DE DESAFECTACION” y el “INVENTARIO DE SOLICITUD DE DESAFECTACION” al Archivo General de la Nación, y el representante de dicha Dirección mantendrá bajo su custodia los “Inventarios de Contenido” de todas las cajas.

IV.1.7. Si por motivos debidamente fundados alguna dependencia considera indispensable la recuperación de algún documento, la Oficina “A” dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo solicitará la convocatoria de la Comisión de Selección Documental a la Dirección de Secretaría General.

IV.1.8. Una vez autorizada la desafectación de la documentación por el Director General del Archivo General de la Nación –quién podrá disponer la reserva de algunas piezas documentales en carácter de muestreo, o de una serie o subserie completa, asignándoles valor permanente-, la Comisión de Selección Documental proyectará el acto dispositivo que ordene la eliminación de los documentos en cuestión para la firma de la Dirección de Secretaría General.

IV.1.9. Formalizada la firma del acto dispositivo, la Dirección de Secretaría General fijará la fecha en que se producirá la eliminación de la documentación, notificando fehacientemente a todos los integrantes de la Comisión de Selección Documental y demás áreas intervinientes.
Por otra parte, con una anticipación no menor de los TREINTA (30) días corridos de la fecha prevista para el acto de eliminación, enviará un informe cuantitativo al Departamento Servicios, para que tome las previsiones que correspondan, para el retiro y destino final de las cajas y su documentación.

IV.1.10. La Comisión de Selección Documental procederá a separar aquellas piezas documentales que deban conservarse, sea por muestreo o asignación de carácter permanente a la serie o subserie, u otras que la Comisión por sí considere de guarda permanente, debiendo fundamentarlo debidamente.

IV. 1.11. Se procederá a la destrucción del material documental correspondiente por medio de :
a) Trituración y eliminación o venta de la masa de papel triturado.
b) Venta de los documentos, en el estado en que se encuentran, con cargo de ser convertidos en inutilizables.
c) Otras formas de destrucción que garanticen la no utilización de la documentación como tal.

IV.1.12. La Comisión de Selección Documental suscribirá el “ACTA DE ELIMINACION” y remitirá copia de la misma a Dirección de Secretaría General y a cada una de las dependencias que desafectó documentación.

IV.1.13. Cada una de las dependencias que desafectó documentación, registrará en los “Inventarios de Contenido” correspondientes, el número de “Acta de Eliminación” y archivará la copia de dicha acta.

IV.1.14. Los documentos denominados como de control, se eliminarán sin solicitar su desafectación al Archivo General de la Nación.

IV.1.15. La Dirección de Secretaría General será responsable de coordinar y dar cumplimiento al procedimiento descripto precedentemente.

IV.1.16. Es responsabilidad de la Comisión de Selección Documental que la documentación por la que se solicita desafectar haya finalizado sus plazos precaucionales de conservación.

IV.2 PROCEDIMIENTO DE DESAFECTACION DE DOCUMENTACION (documentación sustantiva de las áreas metropolitanas de la Dirección General de Aduanas).

IV.2.1. Con una anticipación de TREINTA (30) días corridos a la fecha de expiración de permanencia de las cajas que unifica los vencimientos de los plazos precaucionales de la documentación –el 30 de junio y el 31 de diciembre de cada año calendario-, la Sección “B” dependiente de la Dirección de Secretaría General procederá al agrupamiento de las cajas que contengan la documentación a desafectar.
Además, la Sección “B” remitirá nota:
a) A las dependencias remitentes de la documentación –vía fax y correo habitual-, donde conste el número de caja que contiene documentación en situación de ser eliminada.
b) A la Dirección de Secretaría General donde conste la cantidad de cajas que se encuentran separadas para ser afectadas a la eliminación.

IV.2.2. Las dependencias que fueren notificadas por la Sección “B”, según apartado a) del punto anterior, deberán –dentro del término de QUINCE (15) días de notificadasenviar nota de conformidad o reparo a la desafectación a practicar, solicitando la remisión de toda aquella documentación que por distintas causas no estuviere en condiciones de ser destruida de acuerdo a lo normado en los apartados III. 2 o III.3 según correspondiere.

IV.2.3. La Sección “B” recepcionará las respuestas de las dependencias, y remitirá –si fuese requerida- la documentación del punto anterior conforme lo normado en los apartados III. 2 o III.3 según correspondiere.

IV.2.4. En el caso de que las dependencias notificadas no contestaran a la Sección “B” en el término estipulado en el punto IV.2.2., la Sección “B” reiterará la notificación –vía fax y correo habitual- hasta SIETE (7) días antes de la destrucción de la documentación.

IV.2.5. De acuerdo a los puntos IV.2.2 y IV.2.4., si las dependencias no contestaran a la Sección “B”, ésta entenderá que las citadas no oponen reparos a la eliminación de la documentación.

IV.2.6. La Comisión de Selección Documental procederá a cotejar el contenido de todas las cajas con documentación a desafectar con las Rutas del “Sistema Informático María”, las Rutas del punto II.3.1. y las notas de Recuperación de Documentación – puntos III.2.2. y III.3.1.-.

IV.2.7. En caso de no coincidencia entre el contenido de la caja, la Ruta del “Sistema Informático María” –o la Ruta del punto II.3.1.- y las notas de Recuperación de Documentación contenidas en la misma, se deberá labrar un acta indicando las anomalías detectadas, remitiendo copia a la Subdirección General de Contralor, a la Dirección de Auditoría, a la Dirección de Secretaría General, a la Sección “B” y a la dependencia remitente de la caja, para la intervención que les compete. Las cajas observadas serán separadas del procedimiento de eliminación hasta la resolución de las diferencias detectadas.

IV.2.8 La Comisión de Selección Documental en función de lo controlado según el punto IV.2.6. procederá a la confección por duplicado de los formularios de “SOLICITUD DE DESAFECTACION” (información global de la documentación a desafectar – Anexo II del Decreto N° 1571/81) y el de “INVENTARIO DE SOLICITUD DE DESAFECTACION” (asiento detallado de las piezas documentales destinadas a eliminar – Anexo II del Decreto N° 1571/81).

IV.2.9. Cumplido el punto precedente, deberá cerrar las cajas mediante una faja de seguridad, quedando las mismas indisponibles para su recuperación.

IV.2.10. La Dirección de Secretaría General remitirá la “SOLICITUD DE DESAFECTACION” y el “INVENTARIO DE SOLICITUD DE DESAFECTACION” al Archivo General de la Nación, y el representante de dicha Dirección mantendrá bajo su custodia las Rutas del “Sistema Informático María”, las Rutas del punto II.3.1. y las notas de Recuperación de Documentación –puntos III.2.2. y III.3.1.- de todas las cajas.

IV.2.11. Se procederá conforme a lo normado en los puntos IV.1.7. a VI.1.16., considerando a la Sección “B” dependiente de la Dirección de Secretaría General en lugar de la Oficina “A” dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, y en el punto IV.1.13. las Rutas del “Sistema Informático María” y las Rutas del punto II.3.1 en reemplazo de los “Inventarios de Contenido”.

ANEXO V
REGIONES DEL ORGANISMO

(Anexo según Disposición AFIP Nº 818/1999)

Todas las Regiones del Organismo deberán respetar y proceder de acuerdo a la tipificación y plazos de conservación de la documentación, establecidos en Anexo I vigente.

V.1. RESPONSABILIDAD DE LA CUSTODIA DE LA DOCUMENTACION EN LAS REGIONES DEL ORGANISMO.

V.1.1. Las Regiones deberán habilitar un espacio, que contemple los requisitos necesarios para el archivo de la documentación, que será girada desde las áreas bajo la órbita de su jurisdicción.
Para ello se deberán observar todos los procedimientos que fueron establecidos para las áreas metropolitanas -excepto Regiones- en los Anexos II. III. y IV. Es decir, mantener un trámite idéntico, a la Sección "B" dependiente de la Dirección de Secretaría General u Oficina "A" dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, reemplazando su destino por el de la Región que correspondiere.

V.1.2. Con carácter excepcional y restrictivo, si una Región considera necesario habilitar un subarchivo en alguna de sus áreas dependientes, deberá solicitar la autorización de su apertura por nota -explicitando los motivos que justifiquen plenamente la misma- a la Dirección de Secretaría General.

V.2. DESAFECTACION DE DOCUMENTACION EN LAS REGIONES DEL ORGANISMO.

V.2.1. En lo atinente a la documentación que haya cumplido los plazos establecidos o que fuere de control, se procederá en igual forma que lo normado para las áreas metropolitanas -excepto Regiones- en el Anexo IV. Es decir, mantener un trámite idéntico, a la Sección "B" dependiente de la Dirección de Secretaría General u Oficina "A" dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, reemplazando su destino por el de la Región que correspondiere.

V.3. ARCHIVO DE EXPEDIENTES Y SU RECUPERACION EN LAS REGIONES DEL ORGANISMO.

V.3.1. Se procederá según lo normado en los apartados II.4. y III.4.

ANEXO VI
CONSIDERACIONES GENERALES

(Anexo según Disposición AFIP Nº 818/1999)

VI.1. La División Logística dependiente de la Dirección de Administración, será la encargada de recepcionar las notas de solicitud de provisión de las fajas de seguridad y del "Rótulo Identificatorio" -Form. N° 1006-.

VI.2. Las cajas para archivo serán provistas conforme al régimen de reposición establecido por la División Logística. Si razones excepcionales hacen necesaria una mayor provisión, dicha necesidad deberá ser planteada por nota ante la citada dependencia.

VI.3. El Departamento Mantenimiento de Sistemas de Administración, dependiente de la Subdirección General de Planificación y Administración, será el encargado del mantenimiento y evacuación de consultas del "Sistema Kronos" y del "Sistema Arper".

VI.4. El Departamento Desarrollo de Sistemas Aduaneros dependiente de la Dirección de Informática Aduanera será el encargado del mantenimiento y evacuación de consultas de los módulos pertinentes del "Sistema Informático María".

VI.5. En el caso de producirse un cierre o eliminación de alguna dependencia del ámbito metropolitano -excepto Regiones-, deberá remitir toda la documentación que obre en su poder a la Sección "B" dependiente de la Dirección de Secretaría General u Oficina "A" dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo conforme al procedimiento establecido en los apartados II.1., II.2. ó II.3.-según correspondiere-.
Por otra parte, deberán remitir sus "Inventarios de Contenido", "Remitos de Caja de Documentación", "Solicitudes de Caja/Documentación Archivada - Autorización", Rutas del “Sistema Informático María", Rutas del punto II.3.1., notas de Recuperación de Documentación -puntos III.2.2. y III.3.1.- y copias de "Actas de Eliminación" que posea -según su caso-:
a) a la dependencia continuadora de sus funciones específicas, o
b) a la unidad orgánica de la que dependía jerárquicamente, cuando la misma asuma las acciones y tareas que se desarrollaban en el área en cuestión, o
c) a la Dirección de Secretaría General, de tratarse de una situación no encuadrada en los supuestos anteriores.

VI.6. En el caso de producirse un cierre o eliminación de alguna unidad orgánica dependiente de una Región, deberá ordenar toda la documentación que tenga en cajas de acuerdo al procedimiento establecido en los apartados II.1. II.2. ó II.3. y las pondrá -con sus "Inventarios de Contenido", "Remitos de Caja de Documentación", "Solicitudes de Caja/Documentación Archivada - Autorización", Rutas del “Sistema Informático María”, Rutas del punto II.3.1., notas de Recuperación de Documentación -puntos III.2.2. y III.3.1.- y copias de "Actas de Eliminación"- a disposición de la Jefatura de Región, quien establecerá su destino según corresponda.

VI.7. En el caso que a la Sección "B" dependiente de la Dirección de Secretaría General o a la Oficina "A" dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo le solicitaren documentación en forma directa del ámbito del Poder Judicial o de cualquier otro Organismo externo, deberá canalizarla por la dependencia que haya gestionado su guarda, anticipando el requerimiento mediante Fax o e-mail, y remitiendo la tramitación en mano a los efectos de que ésta proceda a requerir la documentación en cuestión.
Asimismo, la Sección "B" u Oficina "A" -según corresponda- procederá a preparar dicha documentación a fin de dar cumplimiento en tiempo y forma con los plazos acordados.
Todo requerimiento de documentación deberá ajustarse a lo normado en la presente.

VI.8. En el caso que a la Sección "B" dependiente de la Dirección de Secretaría General o a la Oficina "A" dependiente de la División Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo recibieren documentación en forma directa del ámbito del Poder Judicial o de cualquier otro Organismo externo, deberá canalizarla por la dependencia que haya gestionado su guarda, debiendo esta última fijar los nuevos plazos de vencimiento.
Toda devolución de documentación deberá ajustarse a lo normado en la presente.

VI.9. La Subdirección General de Contralor y la Dirección de Auditoría, contemplarán dentro de sus respectivos planes de trabajo la revisión selectiva del contenido de las cajas enviadas al archivo, con el fin de verificar y controlar que la documentación enviada sea en lo posible de naturaleza uniforme, que los plazos precaucionales de conservación fueren homogéneos, que no se hayan incluído dentro de las cajas material no relevante (biblioratos, carpetas, papeles de trabajo, borradores, hojas en blanco, etc.) y demás particularidades que puedan observarse.

VI.10. Con carácter de transición, las Aduanas del Interior podrán conservar en situación de archivo, hasta agotar los plazos legales impuestos por las normas vigentes sobre la materia, la totalidad de la documentación aduanera de trámite finalizado, cuya registración se haya realizado a partir del 1° de julio de 1998.
Asimismo, con igual carácter, autorízase a las Aduanas del Interior a organizar un archivo de documentación -el cual no tendrá el rango de subarchivo que se encuentra normado en el punto V.1.2.- hasta tanto se constituya el archivo regional correspondiente.

VI.11. La Dirección de Secretaría General ejercerá la coordinación y supervisión de todos los archivos de esta Administración Federal y será la autoridad competente para dirimir las cuestiones que se susciten en la materia, dictar las normas que considere necesarias al efecto y adecuar los procedimientos de trabajo -de acuerdo a las necesidades del servicio y a la optimización de la seguridad de la documentación archivada-.